Friday, September 18, 2015

Mengapa hasil improvement tidak sustainable?

Masalah yang cukup sering kita lihat di beberapa perusahaan adalah hasil improvement yang tidak sustainable, tidak berkelanjutan. Pada saat project menghasilkan saving improvement yang besar, semua orang bersuka cita melihat perubahan yang baik dalam proses. Tetapi cerita tersebut ternyata berubah setelah 6 bulan sampai 1 tahun berjalan. Ternyata mereka kembali ke proses yang lama dan meninggalkan proses yang baru. Betapa sia-sia upaya team menjalankan effort selama berbulan-bulan untuk menganalisa dan mengimplementasikan perubahan yang akhirnya tidak berkesinambungan.

Apa saja alasan utama produksi kembali dari proses yang baru ke proses yang lama?

1. Proses yang baru lebih sulit dibandingkan proses yang lama
Alasan ini yang cukup sering terjadi. Karena proses yang baru ternyata lebih sulit dibandingkan ke proses yang sebelumnya maka ada kecenderungan orang akan kembali ke proses yang lama. Karena proses yang lama dianggap lebih nyaman. Ditambah kesulitan dalam pengoperasian proses yang baru, maka setelah tidak ada control dan pengawasan, maka orang akan kembali ke proses yang baru.
Maka sangat penting dalam melakukan perubahan kita selalu memikirkan bagaimana membuat proses tersebut lebih mudah. Disini penting untuk menggunakan mindset dalam poka-yoke / mistake proofing. Bagaimana kita mendesign proses sedemikian rupa sehingga sangat mudah, tidak membutuhkan skill khusus untuk menjalankannya, sehingga siapapun yang menjalankan tidak akan mungkin terjadi kesalahan.

2. Keuntungan menjalankan proses yang baru tidak terlihat
 Orang akan berhenti menjalankan proses yang baru jika merasa tidak ada keuntungan yang dilihat dalam proses yang baru tersebut. Sehingga mereka akan merasa sia-sia menjalankan proses yang baru karena tidak melihat manfaatnya.
Maka penting untuk menunjukkan hasil dan benefit dari penerapan proses yang baru. Sehingga orang akan terus melihat pentingnya menjalankan proses yang baru tersebut.

3. Proses yang baru tidak dibakukan, tidak didokumentasikan ke dalam prosedur, policy, dan system
Jika proses yang baru tidak dibakukan ke dalam prosedur atau sistem, maka orang tidak akan menganggap ini suatu keharusan. Sehingga adalah opsi bagi mereka untuk kembali ke proses yang lama.
Jika kita memasukkan proses yang baru ke dalam sistem, maka akan ada mekanisme yang berlaku seperti menjaga proses-proses yang lain supaya terus berjalan. Termasuk disini adalah adanya mekanisme management review

4. Kurangnya sosialisasi terhadap proses yang baru, sehingga muncul kesalahan
Kurangnya pengetahuan dan pelatihan skill terhadap karyawan juga merupakan faktor penting.Karena mereka tidak tahu cara menjalankannya, tidak cukup skill untuk melakukan, maka akan muncul frustasi. Sehingga mereka akan kembali ke kebiasaan yang lama.
Disinilah peran pelatihan dan kampanye akan sangat penting. Karena dengan adanya pengetahuan dan skill, maka orang tersebut dapat lebih mudah menerima menjalankan proses yang baru.


5. Tidak ada PIC auditor yang ditunjuk untuk menjaga/me reinforce proses yang baru termasuk Key Process Input Variablenya.
Menunjukkan mana point kritikal yang harus diaudit dan siapa yang harus menjalankan audit adalah upaya untuk menjaga proses yang baru ini terus berjalan. Tanpa ada PIC yang jelas, mekanisme pelaporan yang jelas, maka tidak akan ada yang melihat ini sebagai kebutuhan. Karena setiap individu akan sibuk dengan aktivitas lain.