Tuesday, February 27, 2018

3 Indikator Finansial Penting dalam memprioritaskan project


Dalam suatu project management kita terkadang dihadapkan pada beberapa masalah yang umum terjadi pada saat akan mengimplementasikan solusi / project yang akan dijalankan. Meskipun kita sadar betul bahwa benefit dari implementasi solusi akan sangat besar, tapi kita kesulitan dalam mengkuantifikasi apakah keuntungan yang didapatkan dari implementasi project ini akan layak untuk dijalankan dibandingkan terhadap nilai investasi yang dikeluarkan. Semakin besar biaya investasi yang dikeluarkan maka keraguan yang ditimbulkan akan semakin besar.
Berikut ini akan dijelaskan beberapa analysis tools yang sangat bermanfaat, yang bisa kita gunakan untuk mempertimbangkan kelayakan suatu project. Analisa ini sering disebut sebagai Cost Benefit Analysis. Beberapa indikator analisa finansial yang cukup sering digunakan adalah: Return on Investment, Payback Period, dan Net Present Value
ROI (Return on Investment) adalah  adalah rasio uang yang diperoleh atau hilang pada suatu investasi, relatif terhadap jumlah uang yang diinvestasikan. Jumlah uang yang diperoleh atau hilang tersebut dapat disebut keuntungan/kerugian. Investasi uang dapat dirujuk sebagai biaya investasi. ROI biasanya dinyatakan dalam bentuk persentase dan bukan dalam nilai desimal. ROI tidak memberikan indikasi berapa lamanya suatu investasi. Namun demikian, ROI sering dinyatakan dalam satuan tahunan atau disetahunkan dan sering juga dinyatakan untuk suatu tahun kalendar atau fiskal.
Untuk menghitung ROI dari suatu project maka ada dua parameter data yang harus kita miliki, yaitu: Benefit dan Cost. Benefit disini mencakup semua keuntungan yang akan dinikmati jika solusi/project tersebut dijalankan. Misalkan pada suatu project improvement kita mengetahui bahwa implementasi atas suatu solusi akan memberikan dampak kepada penghematan di material cost, labor cost, dan energy cost. Maka kita bisa menghitung berapa besar nilai penghematan tersebut dihitung dengan time frame setahun. Misalkan untuk material cost kita akan mengurangi sebesar sekian persen, dikalikan dengan kebutuhan produksi selama setahun, dan dikalikan dengan harga material. Maka kita bisa memperoleh berapa besar nilai benefit material cost yang akan didapat.
Sedangkan untuk labor cost, misalkan project akan melakukan penghematan labor sebesar sekian persen. Maka kita mempertimbangkan faktor kali dengan jumlah labor yang dibutuhkan dan biaya tenaga kerja. Hal yang sama juga berlaku untuk penghematan energy.
Dengan timeframe yang sama, maka kita juga membutuhkan data untuk investment cost yang akan dikeluarkan. Misalkan investment cost disini mencakup biaya material, biaya tenaga kerja, dsb. Maka kita akan mendapatkan total investment cost. Dengan timeframe yang sama maka kita menghitung total cost dalam setahun dengan mempertimbangkan book value / tahun depresiasi dengan asumsi sama yaitu satu tahun.
Dari angka benefit dan cost ini, maka kita bisa menghitung berapa persen ROI dari suatu investasi dengan membandingkan selisih dari benefit terhadap cost dibandingkan terhadap cost. Semakin besar nilai persen ROI nya tentu saja menunjukkan bahwa semakin layak project tersebut dijalankan.
Indikator Payback Period adalah indikator yang mudah digunakan dalam memutuskan kelayakan suatu investasi.  Payback period adalah ukuran seberapa lama suatu investasi akan menjadi breakeven dengan memperhitungkan benefit yang akan didapat. Payback period dinyatakan dalam indikator waktu seperti lama berapa bulan atau tahun. Semakin lama payback periodnya maka menunjukkan bahwa project tersebut tidak layak dijalankan. Semakin cepat payback periodnya maka menunjukkan bahwa project tersebut semakin layak dijalankan.
Prinsip penghitungan payback period sama dengan ROI yaitu menggunakan faktor benefit vs cost. Dengan mengetahui berapa besar nilai benefitnya maka kita bisa mengurangi cost yang diinvestasikan akan membutuhkan waktu berapa lama sampai mencapai titik breakeven. Misalkan: nilai investment cost adalah 100. Sedangkan benefit yang didapatkan perbulan adalah 20. Maka kita akan mendapatkan payback periodnya adalah 5 bulan. Tidak ada aturan khusus dalam menentukan kelayakannya, mengingat ini akan tergantung pada konteks dan kasusnya. Rule of thumb yang umum digunakan adalah jika payback period dibawah 12 bulan, maka project tersebut layak untuk dijalankan.
Indikator lain untuk kasus yang lebih kompleks kita bisa menggunakan NPV atau net present value. Net present value menyatakan selisih antara pengeluaran dan pemasukan yang telah didiskon dengan menggunakan cost sebagai diskon faktor, atau dengan kata lain merupakan arus kas yang diperkirakan pada masa yang akan datang yang didiskonkan pada saat ini. Untuk menghitung NPV diperlukan data tentang perkiraan biaya investasi dan pemeliharaan serta perkiraan benefit dari proyek yang direncanakan. NPV dihitung berdasar prinsip dari Present Value bahwa nilai rupiah sekarang bernilai lebih besar dibanding nilai rupiah dimasa depan. Misalkan kita mengetahui benefit yang akan diperoleh satu tahun dari sekarang adalah 100, maka nilai tersebut sekarang ini akan lebih kecil dengan memperhitungkan bunga dalam setahun. Sedangkan NPV sendiri dihitung berdasarkan selisih terhadap cost yang dikeluarkan. Semakin positif nilai NPV maka project tersebut semakin layak, dan sebaliknya jika negatif maka project tersebut tidak layak. NPV dihitung berdasarkan asumsi nilai bunga dari investasi.  NPV dapat dibuat dengan scenario benefit yang didapat dengan timeframe yang bervariasi, misalkan ditahun pertama akan berbeda yang akan didapat ditahun kedua dan sebagainya, sehingga NPV lebih berguna untuk kasus yang lebih kompleks.

Monday, February 5, 2018

LEANERSHIP: Apa saja skill seorang pemimpin inisiatif Lean di organisasi?


LEANERSHIP atau LEAN LEADERSHIP didefinisikan sebagai kemampuan Leadership yang mampu memimpin dan mendorong implementasi program Lean di sebuah organisasi. Tanpa kepemimpinan yang handal, inisiatif Lean disorot akan bisa berjalan mulus. Kegagalan mencapai manfaat dari Lean banyak disebabkan lemahnya faktor kepemimpinan di organisasi. Pemimpin ibarat disorot oleh spotlight, selalu menjadi perhatian semua orang. Segala gerak geriknya diamati oleh semua anggota organisasi. Pemimpin menjadi contoh nyata, seorang role model. Semua pemikirannya, sikap, pernyataan, dan perbuatannya akan didengar oleh pengikutnya. 

Pemimpin akan menjadi seorang nakodha yang membawa seluruh anggota krew menuju ke dreamland, dan untuk menuju kesana bukan jalan yang mudah. Karena harus melintasi lautan, menerjang ombak dan badai. Membutuhkan kerjasama yang solid dan tekad yang kuat untuk terus mengarungi lautan tersebut. Dan seluruh anggota team harus memiliki tujuan yang sama dan bekerja keras untuk mencapainya. Pemimpin yang buruk akan membuat anggotanya tidak tahu arah, tidak memiliki motivasi, tidak tahu apa yang harus dikerjakan, berselisih sesama anggota, membuat team menjadi bingung, dan kapal akan berjalan terombang-ambing. Pemimpin adalah mesin utama yang menarik sekaligus mendorong kapal tersebut supaya sampai tujuan dengan selamat. 

Sedemikian pentingnya peran seorang pemimpin untuk kesuksesan implementasi Lean. Supaya Lean benar-benar menjadi budaya yang sustainable di organisasi. Jadi apa saja skill pentiing yang harus dimiliki seorang pemimpin?

1.  Kemampuan Mengarahkan
Pemimpin harus memiliki visi yang jelas. Goal apa yang ingin dicapai. Mengapa goal tersebut harus dicapai. Lewat apa mencapainya. Apa yang menjadi prioritas utama. Tanpa visi dan goal yang jelas, team akan kebingungan dan tidak tahu arah yang dituju.
2. Kemampuan Memotivasi
Pemimpin harus mampu menggerakkan semangat team. Sehingga team mampu menunjukkan kinerja terbaiknya. Membuat team bekerjasama dalam mencapai tujuan tersebut. Tanpa kemauan yang kuat, program Lean akan berjalan sangat lambat dan berhenti di jalan.
3.     Kemampuan Mengenali
Setiap individu dalam anggota team pasti memiliki kelebihan dan kekurangan. Menaruh orang bagus di posisi yang salah, hasilnya pasti tidak akan maksimal. Disinilah peran pemimpin dalam mengenali kemampuan. Siapa yang paling tepat ditempatkan dimana. Sehingga orang yang bekerja bisa menunjukkan hasil terbaik dan tercapai kepuasan kerja.
4.     Kemampuan Menugaskan
Pemimpin harus mampu melakukan cara menugaskan dengan tepat. Jelas, dimengerti, dan dapat diterjemahkan oleh anggota team dalam tindakan yang jelas. Sehingga team dapat mendeliver sesuai apa yang diinginkan, dengan kualitas yang baik sesuai waktu yang diharapkan  
5.     Kemampuan Menindaklanjut
Penugasan harus diikuti dengan tindaklanjut. Memastikan semuanya berjalan sesuai rencana. On quality. On time. On cost. Pemimpin tidak bisa hanya memberi instruksi lalu tidak pernah meninjau lagi. Ini adalah bukti komitmen yang akan dilihat langsung oleh team. Sekaligus bentuk penghargaan dan perhatian kepada team
6.     Kemampuan Memberi Feedback
Hasil pekerjaan yang diberikan oleh team memiliki dua kemungkinan. Hasilnya bagus atau buruk. Team perlu mendapat feedback apakah yang mereka lakukan sudah benar, atau ada yang harus diperbaiki. Bukan hanya hasil pekerjaan, feedback sangat penting diberikan kepada anggota team terkait sikap dan perilaku. Sikap dan perilaku yang baik harus diberi feedback positif. Sedangkan sikap dan perilaku yang buruk harus diberi feedback konstruktif. Supaya anggota team tidak mengulanginya dan dapat memperbaiki dirinya. Feedback positif diberikan secara terbuka didepan anggota yang lain sebagai bentuk penghargaan. Feedback negative dilakukan tertutup 1-on-1 supaya tidak mempermalukan anggota team.
7.     Kemampuan Menyelesaikan Masalah
Terkadang atau persoalan yang tidak mampu dipecahkan oleh anggota team. Sehingga team menjadi kebingungan. Leanership yang baik harus menguasai persis konsep Lean. Mengetahui bagaimana Lean dijalankan. Dan mampu menyediakan resources yang dibutuhkan. Memiliki kewenangan. Dan mampu mengatasi hambatan. Sehingga keputusan dapat segera diambil.
8.     Kemampuan Mengembangkan
Salah satu hal penting dari pertumbuhan organisasi adalah jika anggota teamnya terus berkembang. Dengan skill yang meningkat, maka team dapat mencapai hal yang lebih besar lagi. Hal ini harus disadari oleh pemimpin. Sehingga anggota teamnya dapat terus berkembang, meningkatkan pengetahuan dan skill. Sehingga siap untuk tanggungjawab yang lebih besar lagi. Karena dalam Lean ada filosofi untuk mengembangkan produk yang lebih baik, kita harus mengembangkan orang.