Menentukan Project

Menentukan project LSS yang akan dijalankan merupakan hal yang perlu dipertimbangkan diawal program. Kesalahan yang umum terjadi adalah setelah project berjalan sekian lama, baru disadari ternyata project yang dijalankan tidak memiliki impact yang significant bagi perusahaan, sehingga resources dan effort yang telah dihabiskan selama project akan sia-sia.

Kesalahan lainnya adalah project yang dipilih ternyata bukan prioritas utama bagi organisasi dan tidak align dengan strategy perusahaan. Sehingga top management tidak terlalu focus kepada project yang dijalankan. Kemungkinan kesalahan lainnya adalah project yang dipilih adalah produk yang life cyclenya akan segera habis di tahun berikutnya, sehingga penyelesaian project dan value yang diberikan kurang menarik. Kesalahan lain juga adalah karena scope project yang terlalu kecil sehingga dianggap terlalu mudah, atau bahkan scope project yang terlalu luas sehingga sulit dimanage.

Kesalahan memilih project seperti diatas akan mengakibatkan dampak yang sangat buruk bagi program LSS itu sendiri. Dampak buruknya seperti penyelesaian project yang lambat atau bahkan tidak selesai, project selesai tapi management menganggap tidak ada hasilnya, program LSS dianggap tidak menarik, kerjakeras dari tim project tidak dihargai, motivasi tim jadi kendur, tidak ada dukungan dari management, terjadi perubahan project ditengah jalan, dan bahkan program LSS tidak dilanjutkan lagi.

Sedemikian buruk dampak karena salah memilih project, maka kita harus benar-benar perhatikan saat memilih project dalam aktivitas project selection. Project selection adalah workshop yang dilakukan diawal program setelah melakukan executive briefing. Project selection bertujuan memilih project LSS yang akan dijalankan yang memiliki prioritas tinggi bagi organisasi. Project selection dijalankan disetiap satu cycle program sebelum project assignment.

Sebelum menjalankan project selection, perlu dilakukan persiapan terutama dalam hal data. Data yang dibutuhkan termasuk data terkait quality performance, bisnis performance, cost performance, operation performance, dan keseluruhan company performance. Project selection wajib dihadiri top level management yang menjalankan peran sebagai steering committee, program leader, dan project sponsor. Senior manager lain yang menjadi stakeholder disarankan ikut dalam workshop project selection.

Sesi workshop project selection dimulai dengan memunculkan potential project yang berasal dari VoC yaitu voice of customer. Dengan cara menganalisa quality performance termasuk customer satisfaction index, customer return, outgoing acceptance performance, dan internal quality performance. Quality memegang peranan penting terhadap pertumbuhan bisnis. Customer yang happy akan membuat bisnis terus berjalan dan order kian meningkat. Sebaliknya customer yang tidak happy akan menyebar ke customer lain dan merusak bisnis.

Pengambilan tema project didasarkan pada prinsip 80-20 yaitu ditentukan berdasarkan yang memberi dampak terbesar terhadap bisnis. Bisa berupa dominan customer, dominan produk, atau dominan wilayah. Potential project berikutnya dimunculkan berdasarkan analisa Voice of Business. Yaitu berdasarkan kinerja keuangan termasuk cost dan struktur biaya seperti material cost, labor cost, energy cost, overhead cost, inventory cost, warehouse cost, logistic cost, marketing cost, termasuk other expenses. Dianalisa material cost paling dominan, cost of poor quality, cost of inventory, dan lainnya.

Tahapan ketiga menganalisa voice of process, yaitu operational performance seperti productivity, yield, inventory level, availability, process capability, dan lainnya. Kemudian VoE termasuk safety, health, environment, dan employee.

Setelah potential project dimunculkan, maka tahapan berikutnya adalah melakukan klarifikasi dan screening. Mengklarify judul project dan melakukan screening untuk judul project yang sama.

Tahapan crucial berikutnya adalah menentukan prioritas dengan benefit effort matrix. Klasifikasi project dalam kuadaran benefit low-high dan effort low-high. Perlu diurutkan benefit ranking dari masing2 project dari yang terbesar sampai yang rendah. Dan juga ranking effortnya berdasarkan effort yang besar sampai yang rendah. Perlu disepakati kriteria disebut low dan high.

Kuadran High Benefit Low Effort adalah prioritas yang pertama. Kuadran Low benefit dan low effort disebut sebagai quick wins. Kuadran high benefit dan high effort adalah prioritas kedua atau disarankan dilakukan rescoping project sehingga lebih manageable. Kuadran low benefit dan high effort disarankan untuk di kill atau diabaikan.

Jumlah project yang akan dijalankan tergantung dengan jumlah resources yang akan dialokasikan untuk project. Gambarannya sorang project sponsor dapat melakukkan oversee untuk 1 sampai 3 project sekaligus. Sedangkan 1 project membutuhkan project member terdiri dari 1 project leader dan 3 orang team member. Alokasi jumlah project dan resources ini harus tepat supaya project dapat dijalankan dengan optimal dan hasilnya memuaskan.

Setelah project ditentukan dan project sponsor ditunjuk untuk menjadi owner project. Maka tugas berikutnya adalah project sponsor melakukan kelengkapan data project seperti menentukan scope project, sasaran project, estimasi benefit dari project secara finansial, target penyelesaian project, dan team pelaksana yaitu project leader dan team member. Dengan informasi project yang lengkap maka penerima assignment akan jelas dalam menjalankan project kedepannya.

Mencari akar masalah

Di fase analisa, tugas kita adalah menemukan akar masalah. Sesuai prinsip y = f(x) maka x adalah variable independent yang mempengaruhi nilai y. x adalah penyebab masalah yang memiliki hubungan langsung terhadap y. Ada 2 pendekatan yang dilakukan untuk mencari x yaitu pendekatan data dan pendekatan gemba atau fakta dilapangan. Pendekatan data dilakukan dengan mekanisme stratifikasi data y untuk melihat pattern yang disebabkan factor x. Sedangkan pendekatan fakta dilapangan dilakukan dengan melakukan analisa bersama dengan team melalui brainstorming.

Brainstorming dilakukan dengan cara mengumpulkan anggota team project dan expert yang paham pada proses tersebut. Ada syarat utama dalam brainstorming yaitu harus saling menghargai pendapat orang lain dan dilakukan dengan suasana relaks. Hal tersebut akan membantu team dalam mengeluarkan gagasan-gagasan yang baik.

Brainstorming terdiri dari 3 tahapan yaitu idea generation, clarification, dan prioritization. Tools yang paling sering digunakan adalah cause effect diagram. Tools ini ditemukan oleh Ishikawa, beliau berpendapat bahwa masalah kualitas pasti disebabkan oleh variasi dari 6M yaitu material, manusia, mesin, metode, measurement, dan mother nature. Sehingga disarankan untuk melakukan brainstorming dengan berfokus pada 6 penyebab variasi ini. Misalnya dari factor material penyebabnya bisa karena perubahan material, material tidak sesuai spesifikasi, material dengan bahan baku yang baru, dsb. Dari mesin karena ada sparepart yang rusak, aus, retak, kendor, pecah, kotor, dsb. Dari manusia karena tidak paham sop, skill kurang, tidak lulus uji kompetensi, tidak patuh instruksi kerja, dsb. Dari metode karena urutan langkah yang tidak tepat, caranya yang sulit dilakukan, parameter proses yang belum optimum, instruksi kerja tidak jelas, dsb. Dari measurement karena masalah akurasi, masalah presisi, etc. Dari lingkungan karena perubahan temperature, perubahan kelembaban, dsb.

Idea generation dilakukan dengan cara bergantian setiap mengeluarkan satu ide sampai semua ide habis. Aturannya tidak ada ide bodoh, semua ide diterima. Cara lain melakukan idea generation adalah dengan brainwriting, yaitu setiap anggota menggunakan post-it untuk menyampaikan idenya. Satu  post-it untuk satu ide. Brainwriting lebih efektif untuk mengakomodasi anggota team yang introvert. Idea generation ini dapat dilakukan secara bebas atau dapat juga dilakukan berurutan untuk tiap kategori mulai dari material, manusia, mesin, dan seterusnya.

Setelah itu tahap kedua adalah melakukan klarifikasi terhadap ide tersebut menjelaskan hubugan sebab akibat dan apa yang menjadi dasarnya sehingga setiap anggota team paham. Disini untuk ide yang sama kita bisa melakukan penghilangan. Pada tahapan ini jika ada ide baru yang muncul lagi maka dapat ditambahkan ke potential penyebab.

Tahap ketiga adalah melakukan prioritas. Dengan konsep 80-20 maka kita akan berusaha mencari mana penyebab utama yang berkontribusi paling besar terhadap masalah. Sehingga tidak semua penyebab masalah harus ditangani karena effortnya akan sangat besar.

Untuk mengidentifikasi prioritas penyebab masalah, maka dilakukan pendekatan benefit effort matrix. Yaitu memilah penyebab dalam 4 kategori yaitu high benefit low effort, high benefit high effort, low benefit low effort, dan low benefit high effort. High benefit adalah yang memberikan dampak paling besar terhadap masalah. Sedangkan low effort adalah usaha yang dibutuhkan untuk menjalankan tindakan perbaikan tidak terlalu besar.

Prioritas pertama adalah high benefit low effort. Low benefit dan low effort adalah quickwins just do it. High benefit high effort adalah prioritas berikutnya.