Analisa akar masalah dengan Why Why Analysis

Why why analysis (analisa kenapa kenapa) adalah suatu metode yang digunakan dalam root cause analysis dalam rangka untuk problem solving yaitu mencari akar suatu masalah atau penyebab dari defect supaya sampai ke akar penyebab masalah. Istilah lain dari why why analysis adalah 5 whys analysis. Metoda root cause analysis ini dikembangkan oleh pendiri Toyota Motor Corporation yaitu Sakichi Toyoda yang menginginkan setiap individu dalam organisasi mulai level top management sampai shopfloor memiliki skill problem solving dan mampu menjadi problem solver di area masing-masing.

Metoda yang digunakan oleh why why analysis adalah dengan menggunakan iterasi yaitu pertanyaan MENGAPA yang diulang beberapa kali sampai menemukan akar masalahnya. Contohnya sebagai berikut:

Masalah: Mesin breakdown

1. Mengapa? Komponen automator tidak berfungsi
2. Mengapa tidak berfungsi? Usia komponen sudah melebihi batas lifetime 12 bulan
3. Mengapa tidak diganti? Tidak ada yang tahu
4. Mengapa tidak ada yang tahu? Tidak ada jadwal rutin maintenance
5. Mengapa tidak ada jadwal rutin? Inilah akar masalahnya

Terkadang untuk sampai pada akar masalah bisa pada pertanyaan kelima atau bahkan bisa lebih atau juga bisa bahkan kurang tergantung dari tipe masalahnya. Metoda root cause analysis ini cukup mudah dan bisa sampai pada akar masalahnya, bukan hanya di permukaan saja. Dan mencegah masalah tersebut terulang lagi.

Tahapan umum saat melakukan root cause analysis dengan why why analysis:

1. Menentukan masalahnya dan area masalahnya
2. Mengumpulkan team untuk brainstorming sehingga kita bisa memiliki berbagai pandangan, pengetahuan, pengalaman, dan pendekatan yang berbeda terhadap masalah
3. Melakukan gemba (turun ke lapangan) untuk melihat actual tempat, actual object, dan actual data
4. Mulai bertanya menggunakan why why
5. Setelah sampai pada akar masalah, ujilah setiap jawaban dari yang terbawah apakah jawaban tersebut akan berdampak pada akibat di level atasnya. Contoh: apakah kalau ada jadwal rutin maintenance maka akan mudah buat maintenance untuk melakukan penggantian komponen secara rutin. Apakah hal tersebut paling masuk akal dalam menyebabkan dampak di level atasnya. Apakah ada alternatif kemungkinan penyebab lainnya?
6. Pada umumnya solusi tidak mengarah pada menyalahkan ke orang tapi bagaimana cara melakukan perbaikan sistem atau prosedur
7. Jika akar penyebab sudah diketahui maka segera implementasikan solusinya

Monitor terus performancenya untuk memastikan bahwa masalah tersebut tidak terulang lagi.