5 Kunci sukses implementasi program 5S

5S merupakan fondasi dalam implementasi Lean manufacturing. 5S bermanfaat menciptakan lingkungan kerja yang rapi, bersih, aman, dan nyaman untuk semua orang. 5S membentuk budaya disiplin yang merupakan kunci utama dalam suksesnya implementasi Lean. Sekaligus merupakan upaya improvement yang paling sederhana namun memberi dampak luar biasa.

Tetapi sayangnya tidak semua perusahaan mampu menerapkan 5S dengan lancar. Ada yang berhenti di tengah perjalanan, ada yang tidak berhasil, dan ada yang jalan seadanya. Berbagai macam alasan disampaikan sebagai justifikasi mengapa program tersebut gagal. Sampai menyalahkan program 5S sendiri yang dianggap tidak bagus. Padahal, jika 5S gagal maka bagaimana perjalanan implementasi Lean selanjutnya apakah akan berhenti? Mengapa ada perusahaan yang sukses menjalankannya dan mampu mempertahankannya, sehingga mendapatkan manfaat yang luar biasa dari program tersebut. Baik manfaat dari sisi kebersihan lingkungan kerja, bahkan manfaat berupa terciptanya pembentukan budaya di organisasi.

Nah, apa yang menjadi kunci sukses implementasi program 5S ? Berikut 5 Kunci sukses implementasi program 5S di perusahaan:

1. Motivasi
Ini adalah pertanyaan pertama yang harus dijawab sebelum memulai program. Apa motivasi yang mendorong perusahaan menjalankan 5S ? Motivasi yang mendorong top management, manager, supervisor, sampai operator ingin menjalankan program ini. Tanpa motivasi yang jelas, maka semangat yang mentenagai program ini akan kurang, dan program akan berjalan lambat. Motivasi atau tujuan yang sama akan membuat semua orang memiliki keinginan bersama dan kerjasama yang kuat dalam mencapainya. Bukan hanya keinginan atau kepentingan satu dua orang atau sebagian kecil kelompok. Karena 5S membutuhkan kerjakeras dari semua orang. Motivasi ini bisa sesuatu yang terukur dan dapat dilihat semua orang, seperti penghargaan, pencapaian nilai 5S terbaik di seluruh anak perusahaan, award 5S dari corporate, implementasi 5S terbaik di industri, KPI yang ingin dicapai, reward punishment system, manfaat buat perusahaan dan manfaat individu. What's in it for me nya harus mampu dijawab oleh semua pihak.   


2. Peran aktif dari top management
Top management tentu saja merupakan lokomotif utama dari program ini. Top management akan menorong atau menarik semua orang untuk terlibat dalam program 5S ini. Top management menjadi role model atau contoh nyata dari penerapan 5S. Mereka harus mampu menjelaskan, mengarahkan, memotivasi, mengetahui overview implementasi, memberikan support dan resources yang dibutuhkan, mengawasi, terlibat gemba dan audit, mereview progress, membantu jika ada hambatan dalam program. Top management akan selalu menjadi sorotan, selalu menjadi contoh nyata, menjadi acuan untuk bawahannya bagaimana komitmen dalam menjalankan 5S. Jika direkturnya semangat, maka seluruh organisasi akan ikut semangat, dan juga sebaliknya. Peran mulai dari mengarahkan, memberikan penugasan, mengawasi, memotivasi, mengevaluasi, semua menjadi sangat penting demi kesuksesan program 5S ini.


3. Budget
Komitmen dalam 5S bukan hanya keterlibatan dari segi waktu saja, tetapi juga tentu komitmen dari sisi budget. Implementasi program 5S tentu saja membutuhkan budget yang tidak sedikit. Improvement membutuhkan biaya, dan biaya ini adalah investasi yang harus dibayar, karena akan bersifat jangka panjang. Bukan hanya dampak ke penampilan perusahaan, tapi dampak ke manusianya. Budget ini termasuk biaya pelatihan, sarana 5S seperti peralatan kebersihan, color line, cat, biaya perbaikan premise gedung, pembuatan papan 5S, media kampanye, biaya scrap. Budget ini harus direncanakan dan otoritas pemegang budget harus terlibat dalam struktur 5S yang dibentuk.


4. Sistem
Sistem ini adalah semua sistem yang mengatur  pelaksanaan program 5S mulai dari infrastruktur organisasi 5S, komite 5S, zoning, formal assignment, auction area, mekanisme gemba, audit, penilaian, review, pelatihan untuk setiap orang, SOP, sarana dan prasarana, reward punishment system, sampai rotasi komite. Semua elemen system tersebut harus ada sehingga jelas peran dan tanggung jawab semua orang, bagaimana tata laksana, dan resources apa yang harus disediakan.   

5. Kampanye
5S adalah pembentukan budaya, dan ada beberapa tahapan dalam pembentukan budaya yaitu pemahaman, pelatihan konsiten, sikap dan kebiasaan, perilaku, budaya. Yan 5g pertama dimulai dari pemahaman 5S, apa itu 5S, konsep 5S, manfaat 5S, peran dan tanggungjawab dalam 5S, bagaimana langkah-langkah menjalakan. Setelah paham, baru orang dilatih dalam menjalankan 5S, kemudian dijadikan kebiasaan yang harus dilakukan sehari-hari, sampai akhirnya menjadi sebuah perilaku individu, dan ujungnya menjadi budaya perusahaan. Mekanisme pemahaman ini mulai dari pelatihan formal di kelas, poster tentang 5S, kegiatan mingguan 5S, meeting 5S,video 5S, spanduk, poster, logo, pin, slogan 5S, standard 5S, sehingga orang akan memiliki pola pikir sesuai 5S dan bisa menularkan semangatnya ke orang lain.

Langkah-langkah penerapan Lean di perusahaan Indonesia? - Part #2

Kita akan melanjutkan bagian kedua dari langkah implementasi Lean di perusahaan Indonesia. Di tahapan pertama kita membahas mengenai pentingnya meletakkan fondasi yang kuat untuk sistem Lean. Di dalamnya termasuk organization alignment, key metrics, short interval management, problem solving method, 5S, TPM, dan standardized work. Kita mengenalnya dengan istilah SDCA yaitu menjaga kestabilan process dan pencapaiannya, melakukan treatment terhadap deviation, mempertahankan kondisi yang ada. Ini adalah dasar sebelum melakukan improvement. Tidak ada improvement jika kita tidak mempunyai standard dan tidak mampu mempertahankan standard. Standard akan menjaga konsistensi proses, kualitas produk yang dihasilkan, dan produktivitasnya. Standard adalah referensi dalam improvement. Standard juga kita gunakan dalam mempertahankan hasil improvement. Standard mencegah dan meminimalkan variasi dari faktor-faktor manusia, mesin, material, method, measurement, dan lingkungan.
Fase berikutnya adalah fase improvement atau fase PDCA. Di tahapan kedua ini,kita akan mengenalkan perubahan untuk mendapatkan pencapaian yang lebih baik, dalam hal quality, cost, delivery, safety. Di dalam Lean kita mengenal alat value stream mapping, yang kita gunakan  untuk memetakan pergerakan aliran barang dan aliran informasi end-to-end mulai dari customer order, procurement raw material, pengiriman, warehouse, planning, seluruh tahapan proses produksi sampai finished good, hingga pengiriman ke pelanggan. Tujuan dari pemetaan ini adalah untuk mengetahui kondisi saat ini dan merancang kondisi ideal di masa datang dengan menghilangkan segala macam waste di sepanjang aliran proses. VSM ideal state ini bertindak laksana kompas dan sebagai pegangan kita dalam menjalankan improvement. Mengidentifikasi semua peluang perbaikan dan merencanakan project apa saja yang akan dijalankan.  Project akan diprioritaskan berdasarkan jumlah benefit yang paling besar dengan effort yang tidak terlalu besar. Prioritas ini akan dibuat mempertimbangkan resources yang dimiliki organisasi dan juga skala dan lingkup dari project tersebut, termasuk keselarasan dengan strategi business ke depan.
Pembentukan infrastruktur Lean menjadi sebuah kewajiban saat program ini akan dijalankan.Hal ini untuk memastikan kejelasan accountability, peran dan tanggungjawab dari setiap fungsi. Mulai dari steering committee, sponsor, program leader, project leader, dan anggota teamnya. Task force juga perlu dibentuk untuk akselerasi program. Tak kalah penting juga adalah pembuatan media kampanye, mengingat Lean ini adalah suatu filosofi perubahan mindset maka perlu kampanye edukasi mengenai Lean berupa poster, spanduk, dan sebagainya. Supaya banyak yang memahami Lean, dan akhirnya mendukung perubahan dalam Lean. Keterlibatan semua individu menjadi kunci suksesnya implementasi Lean. Karena buy in menjadi faktor kritikal apakah perubahan itu mampu dipertahankan. Pemahaman dan bahasa yang sama mengenai Lean akan memudahkan kesepakatan dalam implementasinya dan dukungan dari semua pihak. Jiwa utama dari continuous improvement adalah engagement dari setiap individu untuk ikut terlibat dalam proses tersebut. Sehingga akan menjadikan semangat dan budaya perusahaan.
Jenis project yang dijalankan akan sangat beragam, mulai dari penghilangan non value add activity, melakukan streamlining layout, membuat continuous flow, melakukan balance to takt time, membuat workcell system, implementasi pull system, membuat sistem kanban, supermarket, improvement SMED, memperkecil ukuran lot, atau bahkan mengatur leveling production dengan heijunka. Atau project yang berkaitan dengan teknologi seperti pemasangan andon, sistem error proofing, atau bahkan sistem automation.
Lean adalah sebuah never ending journey, tidak ada perusahaan yang sudah Lean, yang ada perusahaan yang sudah lebih Lean. Mendapatkan dampak Lean berupa kualitas yang lebih baik, proses yang lebih efisien, biaya yang lebih rendah, delivery ke pelanggan yang lebih ontime, sistem operasi yang lebih handal, dan daya saing meningkat. Jadi kapan waktu yang terbaik untuk perusahaan memulai program Lean? Saya akan bilang bahwa jawabannya adalah 10 tahun lalu. Kapan waktu terbaik kedua? Mulai sekarang juga! 

Langkah-langkah penerapan Lean di perusahaan Indonesia? - Part #1

Istilah Lean pertama kali dikenalkan oleh James Womack dalam bukunya yang berjudul Machine that changed the world di tahun 90an, meskipun sebenarnya implementasi Lean sendiri sudah terjadi di Toyota sebelum itu dengan konsepnya Toyota Production System. Kemudian karena Lean sudah menjadi best practice bagi perusahaan otomotif untuk meningkatkan efisiensi secara signifikan, maka perusahaan manufacture yang lain mulai banyak yang menerapkan, bahkan akhirnya bukan filosofi Lean ini meluas implementasinya sampai ke perusahaan non manufacture. Sedangkan di Indonesia, adopsi Lean di perusahaan-perusahaan lokal masih belum banyak, bahkan mengenal istilah Lean masih asing di telinga para pemimpin dan pemilik perusahaan. Hal ini mengingat perusahaan lokal di Indonesia yang memiliki karakter berbeda dengan perusahan-perusahaan asing PMA. Kalau kita amati, perusahaan lokal di Indonesia memang masih belum banyak aware mengenai konsep-konsep seperti Lean, SPC, TQM, Six Sigma, TPM, BSC, dsb.

Kita pernah melakukan assessment penerapan system Operational Excellence di beberapa perusahaan lokal Indonesia mencakup Supply Chain, Planning, Produksi, Quality, Maintenance, Warehouse, dan Support. Hasilnya dari skala 1-5, dimana 1 adalah sistem belum terimplementasi dan 5 adalah sistem terimplementasi secara menyeluruh,  rata-rata masih banyak yang berada di level 1&2. Artinya masih banyak hal-hal fundamental dari sistem yang masih belum diterapkan. Sehingga dari perspektif Lean, kita belum bicara mengenai level advanced yang perlu diterapkan karena hal-hal yang sifatnya fundamental masih belum dijalankan. Dengan hasil assessment tersebut, maka  kita bisa mendapat gambaran bagaimana roadmap Lean di suatu perusahaan. Sebenarnya, tidak ada perusahaan yang bisa mengklaim sudah menjadi Lean, karena Lean ini adalah filosofi, Lean adalah tujuan cita-cita, setiap project improvement yang dilakukan akan membuat perusahaan lebih Lean, dan improvement selanjutnya akan membuatnya lebih Lean lagi, dan begitu seterusnya. Lean tidak akan pernah berhenti, Lean adalah never ending journey, Lean adalah continuous improvement.

Journey pertama dalam roadmap bisa mencakup hal-hal paling mendasar dari operation, yaitu terkait translation dari strategy business dan melakukan organization alignment sehingga nantinya dikaskade menjadi key metrics yang akan dimonitor. Ini adalah sistem dasar yang harus dilakukan untuk menjadi dasar dalam menjalankan operation. System by data measurement menjadi dasar dalam menjalankan segala macam improvement. Termasuk mekanisme monitoring dan review yang terstruktur dan sistematis melalui mekanisme komunikasi dan problem solving, yang dikenal dengan sistem Short Interval Management (SIM).  SIM ini diterapkan dalam beberapa level mulai dari top management sampai shopfloor. dengan tujuan FAST FIVE. Fast problem detection, fast problem reporting, fast problem solving, fast problem escalation, dan fast decision making. Ini adalah ruh utama dalam Lean untuk menciptakan ownership terhadap hasil pekerjaan.

Sistem fundamental berikutnya adalah implementasi 5S workplace organization, bertujuan menciptakan area kerja yang bersih dan rapi sehingga pekerjaan produksi dapat dilakukan dengan efisien dan nyaman.5S bertujuan menciptakan kedisiplinan dan budaya kerja yang bersih. Sehingga area kerja terasa menyenangkan dan produk yang dihasilkan berkualitas bersih dan baik. 5S ini berusaha membentuk perilaku karyawan, sikap yang baik, dan pola pikir yang benar. Ini adalah langkah mendasar dalam hal improvement. 5S ini complementary bersama TPM Autonomous Maintenance, yaitu menciptakan kebersihan mesin, dengan cara melibatkan user/operator produksi dalam melakukan basic maintenance, sehingga mesin selalu dalam kondisi prima, dan memiliki efisiensi paling optimal.

Untuk menjalankan proses operation dibutuhkan standard kerja yang jelas. Lean mengatur ini dalam standardized work. Bukan hanya menunjukkan langkah-langkahnya, standardized work bertujuan mencapai konsistensi dari produk yang dihasilkan suatu proses. Mengatur secara detil setiap langkah operasi, pergerakan orang dan material, standard layout, sehingga kualitas yang dihasilkan konsiten, dan waktu yang dibutuhkan juga konsisten. Sehingga quality dan productivity dapat dijaga. Bahkan untuk pekerjaan yang Jadisme penguasaan skill operatornya diatur melalui mekanisme TWI.

Jadi untuk sistem fundamental dalam House of Lean yang harus menjadi fondasi adalah Organization alignment, Metrics, Short Interval Management, Problem Solving, 5S, TPM, dan Standardized Work. Setelah sistem tersebut diimplementasikan, maka kita siap menjalankan sistem Lean di tahapan berikutnya yang akan kita bahas di tulisan selanjutnya.