Dalam membentuk team yang ditugaskan khusus untuk menyelesaikan sebuah project, dijumpai banyak sekali kendala dalam mencapai sinergi. Hal ini mengingat team tersebut terdiri dari berbagai individu yang memiliki karakter berbeda, latar belakang pengetahuan berbeda, department kerja yang berbeda, serta kepentingan yang berbeda. Sebagai seorang pemimpin team project, perlu sekali memahami bagaimana untuk membentuk team yang efektif, kuat dalam bekerjasama, dan mampu menyelesaikan project dengan cepat sesuai jadwal. Hal ini membutuhkan kemampuan softskill dari pemimpin team untuk mampu mengarahkan teamnya untuk mencapai tujuan bersama secara efektif dan efisien. Jika hal-hal ini dikesampingkan maka akan ada resiko project tidak berjalan lancar dan mengalami penundaan penyelesaian.
Berikut beberapa tips untuk membentuk team yang efektif:
1. Memilih anggota team
Terbentuknya team diharapkan untuk mencapai sinergi satu sama lain. Jika ada diantara diantara anggota yang memiliki pengalaman yang buruk dengan anggota team lainnya, maka ini harus diselesaikan di awal sebelum team dibentuk. Hal ini karena team akan berisiko untuk terjadi konflik antar anggota tersebut dan menjadi kontra produktif. Kalau ada team yang memiliki pengalaman yang baik dengan anggota team lainnya, maka hal ini akan menjadi efek sinergi yang sangat bagus. Disini anggota sudah sangat mempercayai anggota lain sehingga dapat saling mengandalkan. Pengalaman baik seperti ini akan sangat membantu dalam eksekusi pelaksanaan project yang bersifat paralel dan juga dalam team brainstorming.
2. Mengenali karakter anggota team
Setiap individu memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Adalah tidak bijaksana jika kita meminta seseorang yang memiliki sifat super outgoing untuk dibebankan tugas untuk menjadi penganalisa data atau merecord ratusan data yang membutuhkan ketelitian tinggi. Karena hal ini akan mengakibatkan frustasi pada individu tersebut, tapi tunjuklah orang yang memang teliti di bidang ini. Atau bahkan sebaliknya seseorang yang sebenarnya pandai dalam hal menciptakan ide-ide solusi kreatif akan menjadi kontra produktif jika ditunjuk sebagai seorang eksekutor. Disini seorang pemimpin team harus jeli untuk melihat kelebihan dan kekurangan masing-masing anggota teamnya. Meredith Belbin, seorang yang ahli dalam mempelajari karakter team berpendapat bahwa ‘tidak ada orang yang sempurna, setiap orang memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing’ tapi sebuah team bisa menjadi sempurna karena terdiri atas berbagai karakter orang yang berbeda dan menyatukan berbagai macam kelebihan sehingga saling melengkapi dan menutupi kekurangan masing-masing. Menurut Belbin, karakter individu dalam team dibagi dalam 9 tipe yaitu Plant, Monitor Evaluator, Specialist, Shaper, Implementer, Finisher, Team Worker, Resource Investigator, and Coordinator. Setiap tipe adalah kecenderungan peran alami yang disenangi oleh setiap individu dalam sebuah team. Dengan mengenali tipe karakter tiap individu maka seorang pemimpin team dapat menunjuk orang yang tepat dalam melaksanakan tugas tertentu. Misalkan menunjuk tugas untuk analisa data kepada orang bertipe Monitor Evaluator, menunjuk tugas untuk follow up action pada Shaper, menunjuk tugas untuk menyelesaikan konflik kepada Team Worker, dsb.
3. Memberi arahan dan tujuan yang jelas
Seringkali dalam team terjadi kebingungan yang dikarenakan ketidakjelasan tujuan yang akan dicapai oleh team. Maka disini diperlukan komunikasi yang jelas dan efektif dari pemimpin team kepada anggota sehingga persepsi akan tujuan menjadi jelas untuk semua. Adalah penting untuk memecah tujuan dalam beberapa milestone sehingga keseluruhan project bisa terpantau. Team pun akan menyadari pencapaian-pencapaian dalam keseluruhan perjalanan project.
4. Membuat perencanaan yang baik
Jika anda gagal merencanakan maka anda berencana untuk gagal. Ungkapan ini terdengar sederhana tetapi sangat penting. Tanpa perencanaan yang baik mengenai deliverables tiap-tiap tugas maka project akan melewati jadwal. Demikian pula mengenai rencana anggaran, rencana resources yang diperlukan, dan target waktu. Disini pemimpin team perlu memahami mengenai project management.
5. Membangun komunikasi yang efektif
Komunikasi yang efektif diawali dengan kemampuan untuk menjadi pendengar yang baik. Seringkali sebuah diskusi dengan anggota team tidak jalan karena masing-masing pihak hanya tertarik untuk mendengar apa yang baik buat dia dan tidak menghargai pendapat orang lain. Hal ini akan berpotensi konflik dalam team yang mengakibatkan kegagalan. Perlu diingat bahwa setiap orang bisa memiliki pendapat yang berbeda. Dengarkan dulu, kemudian serap seluruh informasinya sebelum mengambil kesimpulan dan mengusulkan sesuatu. Komunikasi yang efektif juga perlu memperhatikan perencanaan seperti target audience, apa pesan yang akan disampaikan, apa tujuan komunikasinya, dan melalui media apa. Komunikasi yang baik akan membantu menjaga kerjasama team, saling menghargai antar anggota, dan meningkatkan partisipasi anggota team.
6. Peluncuran team
Peluncuran team (kick off) sangat penting karena bertujuan untuk mendapatkan komitmen dari top manajemen, mendapatkan dukungan dari semua pihak, memperlihatkan keseriusan dari anggota team, dan semua sepakat akan tujuan yang akan dicapai serta teameline dari project. Peluncuran team yang baik akan meningkatkan kepercayaan diri serta performance dari team dalam menyelesaikan project, dan team paham jika terjadi kendala saat melaksanakan project, maka akan ada dukungan dari top manajemen yang siap membantu dalam mengatasi masalah tersebut. Mindset dari team juga akan fokus saat menyadari bahwa top manajemen melihat bahwa project yang dikerjakan menjadi prioritas dan sangat penting buat perusahaan.
