Lean adalah metode untuk menghilangkan non value add activities.
Lean juga memiliki pengertian how to create more value with less resources. Lean
memiliki definisi yang sangat luas. Dapat dipandang sebagai budaya, management,
metode, dan filosofi. Di dalam bukunya Lean Thinking, John Womack mensarikan
bahwa ada Lima prinsip utama dalam Lean yaitu:
1. Mendefinisikan Value
2. Mengidentifikasi Value Stream
3. Menciptakan Flow terhadap Value
4. Menggerakkan Flow dengan Pull System dari Customer
5. Terus menerus mengulangi dengan tujuan Perfection
Mari kita bahas satu persatu prinsip Lean tsb:
1. Mendefinisikan Value
Value adalah barang atau jasa yang kita deliver ke customer. Value
Added activity didefinisikan sebagai semua aktivitas yang pelanggan bersedia
membayar. Kita mengenal akronim 3C: Change Fit, Change Function, and
Correct First Time. 3 Kriteria ini harus terpenuhi untuk menentukan apakah
aktivitas tersebut merupakan value atau tidak. Lean berfokus pada menghilangkan
semua aktifitas non value added. Aktivitas non value add diilustrasikan seperti
lapisan lemak pada daging. Customer hanya menyukai dagingnya, dan akan senang
jika lapisan lemaknya disingkirkan. Mereka hanya membayar apa yang mereka
inginkan, yaitu daging. Di perusahaan, semakin banyak aktivitas non value added
maka proses akan semakin tidak efisien
dan bertambah mahal. Harga ini yang nantinya harus ditanggung perusahaan dan ditanggung
konsumen. Sehingga perlu berfokus pada value apa yang ditawarkan ke pelanggan
dan menghilangkan semua aktivitas non value add. Contoh aktivitas non value add
adalah: transportasi, inventory, motion, waiting, over process, over
production, defect dan rework, non utilized employee.
2. Mengidentifikasi Value Stream
Setelah kita mengerti proses yang menjadi value bagi pelanggan,
maka tugas kita berikutnya adalah mengidentifikasi value stream. Urut-uratan
dari process yang valueable dari end-to-end. Dari raw material sampai produk
jadi. Dari pembelian material sampai pengiriman ke customer. Dari customer
order sampai customer bayar. Sangat penting untuk memahami urutan proses
tersebut sehingga kita bisa mendesain aliran proses yang benar dan berurutan, mengalirnya
material dari awal sampai akhir tanpa terjadi proses bolak-balik, urutan proses
yang streamline, dan kita juga mampu mendesain kapasitas proses sedemikan rupa
supaya sesuai dengan demand dari customer. Desain streamline proses value stream
ini diatur berdasarkan produk atau family produk. Jadi bukan hanya urutan
proses flownya tapi produk flownya yang lebih penting. Karena di dalam Lean
kita mengenal adanya value stream manager. Diassign bertangggungjawab terhadap
produk value stream, bukan berdasarkan berdasarkan proses. Sehingga layout
dapat dibuat streamline dan efficient.
3. Menciptakan Flow terhadap Value
Setelah kita memahami value stream dari suatu produk maka tugas
berikutnya adalah menciptakan flow. Proses sudah berurutan, layout sudah stream
line, terus bagaimana supaya mengalir? Syaratnya adalah kita harus mengerti
cycle time atau kecepatan dari masing-masing proses. Proses yang memiliki
kecepatan berbeda-beda akan mengakibatkan material tersendat alias tidak
mengalir. Proses ada yang bersifat machine driven dan labor driven. Machine
driven adalah proses yang kecepatannya tergantung peran mesin, labor driven
adalah proses yang kecepatannya tergantung kecepatan skill manusia. Kita dapat
mengatur atau mengadjust kecepatan proses labor driven dengan cara membagi
pekerjaan dan mendistribusikan pekerjaan supaya merata pekerjaannya, membagi
pekerjaan untuk 2 orang, atau menggabungkan beberapa pekerjaan untuk 1 orang
alias multiskill polyvalence polycompetence. Yang agak sulit adalah mengatur
kecepatan proses machine driven. Jika memang mesinnya lambat dan dibawah
kecepatan demand, maka beberapa hal yang bisa dilakukan adalah menambah jam
kerja lebih lama, menambah jumlah shift, tidak ada libur, atau bahkan harus
menambah mesin untuk memenuhi kecepatan
demand alias takt time. Prinsipnya adalah kecepatan antar proses harus merata
sehingga material dapat mengalir, dan tidak terjadi penumpukan di suatu proses
dan timbul bottleneck.
Di dalam tahapan flow ini kita juga berusaha menciptakan aliran
dengan cara mengurangi batch size atau bahkan one piece flow. Semakin besar jumlah
batch size maka resiko proses yang lain menunggu akan semakin besar. Karena
variasi waktu untuk memproses batch besar akan semakin besar. Kurangi ukuran
batch secara bertahap, sehingga variasi waktu akan semakin kecil dan material
akan semakin cepat mengalir. Jumlah optimal batch size akan ditentukan
berdasarkan pertimbangan lama waktu setup dan changeover dan juga jumlah
produksi dan rencana produksi.
4. Pull System dari Customer
Tahapan keempat setelah kita selesai mendesain aliran value stream
yang mengalir, layout proses yang streamline, kecepatan sesuai demand, dan
batch size yang kecil, maka berikutnya adalah bagaimana menggerakkan material.
Produksi tradisional akan mentrigger dengan cara membuat perencanaan produksi
untuk 1 bulan, 1 minggu, dan harian, diturunkan bertingkat ke bawah. Sistem ini
kita kenal dengan system push. Produksi mengerjakan sesuai rencana dan menghasilkan
output sesuai target waktu yang ditetapkan. Planning akan membuat rencana
berdasarkan forecast dengan rentang yang panjang. Forecast ini kemudian di plot
kedalam kapasitas produksi. Terkadang demand belum tentu sesuai forecast dan
kadang plan produksi dibuat untuk mengisi kapasitas yang kosong. Kelemahannya
adalah terkadang produk yang sudah dibuat berdasarkan rencana produksi tidak
langsung bisa dikirim ke pelanggan. Karena memang demandnya belum ada atau
produk tidak sesuai. Bisa juga produksi tidak bisa kirim karena produk yang
diinginkan berbeda. Inilah kelemahan planning berdasarkan forecast. Di dalam
Lean, konsepnya adalah system pull. Dimana rencana produksi dibuat berdasarkan actual
konsumsi oleh customer. Ilustrasinya adalah jika customer menarik produk A
sebanyak 10,000 pcs maka akan muncul trigger ke produksi untuk memproduksi
produk A sebanyak 10,000 pcs. Jika customer hanya menarik produk B sebanyak
5,000 pcs maka akan muncul trigger ke produksi sebanyak 5,000 pcs produk B. Dan
seterusnya. Hal yang diperhitungkan adalah ordering lead time dan process lead
time. Jika waktu process leadtime lebih cepat dibanding ordering lead time maka
produksi akan menggunakan system generic pull, yaitu make to order. Ada pesanan
baru akan di produksi. Tetapi jika proses lead time sangat lama dibandingkan
janji SLA ordering lead time, maka produksi harus menggunakan system replenish
pull, yaitu membuat supermarket finished good yang dapat segera diambil dan
dikirim ke pelanggan. Tools yang sering digunakan untuk menjalankan system pull
ini adalah kanban dan heijunka box. Kanban adalah kartu yang berisi keterangan
mengenai produk dan melekat pada produk. Kanban dipakai sebagai sinyal jika
barang sudah dikonsumsi, maka muncul sinyal untuk memproduksi atau membeli
lagi. Heijunka box adalah kotak yang dipakai untuk rencana produksi. Kartu
kanban yang barangnya sudah diambil akan dibawa ke heijunka box untuk
dialokasikan kapan akan diproduksi. Heijunka box diatur berdasarkan hari dan
jam, sehingga produksi dapat mengikuti rencana dengan mudah.
5. Terus menerus mengulangi dengan tujuan Perfection
Tahapan kelima adalah prinsip Kaizen atau Continuous Improvement.
Setelah kita menjalankan proses pertama sampai keempat, maka upaya Lean tidak
akan berhenti disitu. Filosofi Lean adalah improvement terus menerus. Tidak ada
perusahaan yang sudah Lean, yang ada adalah perusahaan yang lebih Lean. Lean
adalah cita-cita. Suatu journey. Setiap organisasi harus terus-menerus mengulangi
upaya Lean supaya lebih Lean dari waktu ke waktu. Hari ini harus lebih baik
dari hari kemarin. Hari esok harus lebih baik dari hari ini. Tidak ada kata
berhenti untuk Lean. Tidak ada proses yang terbaik, yang ada hanya proses yang
lebih baik.
1. Define Value:
Apakah ada
aktivitas non value added yang bisa kita eliminate lagi?
Apakah ada
value lain yang diinginkan pelanggan yang bisa kita deliver?
Apa lagi
proses yang bisa kita ECRS?
Apakah defect
rate dan rework dapat diturunkan?
2. Value Stream:
Apakah value
stream dapat disederhanakan lagi?
Apakah value
stream dapat diringkas?
Apakah layout
bisa lebih stream line?
Apakah layout
mendukung flexible capacity?
Apakah layout
mendukung polyvalence polycompetence?
3. Flow:
Apakah aliran
proses bisa lebih balance lagi?
Apakah batch
size masih bisa dikurangi?
Apakah
memungkinkan untuk one piece flow?
Apakah waktu
setup dan changeover dapat lebih cepat lagi?
Apakah jumlah
manpower sudah optimal?
Apakah mesin
sudah reliable?
Apakah
memungkinkan menggunakan ban berjalan?
Apakah proses
berhenti semua saat terjadi masalah?
Apakah
memungkinkan menggunakan water spider/material supply?
4. Pull:
Apakah proses
leadtime dapat dipercepat?
Apakah
ordering leadtime untuk bahan baku dapat dipercepat?
Apakah stok
material dapat diturunkan?
Apakah stok
finished good dapat diturunkan?
Apakah WIP
cap dapat diturunkan?
Apakah kita
menjalankan smoothing?
Sedemikian banyak Lean improvement, artinya akan selalu ada
opportunity for improvement. Semakin sering effort Lean dijalankan maka
operation perusahaan akan semakin efektif dan efisien. Bahkan jika semua effort
ini sudah dijalankan, maka akan masuk ke pilar Lean berikutnya yaitu
automation. Dengan tetap memegang 5 prinsip diatas, kita juga bisa menginstall
automation seperti sensor, alarm, system mistake proofing, smart device, system
digital, machine learning, ioT, bahkan artificial intelegince untuk menunjang system
produksi Lean. Apakah perusahaan anda sudah menjalankan Lean?
No comments:
Post a Comment