Best practice sharing dengan Yokoten

Yokoten diterjemahkan bebas sebagai horizontal sharing. Yaitu melakukan sharing best practice segala macam aktivitas improvement atau kaizen yang sudah dilakukan oleh suatu area atau department ke area atau department lainnya.

Yokoten ini memiliki banyak manfaat bagi organisasi yaitu:

1. Sebagai cara untuk mempromosikan dan mengkampanyekan kaizen
2. Membudayakan kaizen dalam suatu organisasi
3. Menunjukkan hasil improvement sebagai sarana memvalidasi bahwa improvement sudah terjadi
4. Memacu dan menginspirasi orang lain dan department lain ikut melakukan improvement atau best practice
5. Membantu untuk mengembangkan hasil improvement dengan modifikasi
6. Mengukur seberapa banyak orang atau department yang terlibat melakukan improvement
7. Melihat konsistensi jumlah improvement yang dilakukan dalam sebuah organisasi

Improvement yang bisa di pasang di yokoten ini bisa mencakup improvement di bidang apa saja. Mulai dari improvement dalam hal work area management (5S dan Visual Management), Improvement dalam hal Safety, Quality, Cost, Delivery, Environment, dan lain-lain. Akan sangat baik jika dijelaskan gambar photo sebelum dan sesudah sehingga setiap orang dapat mengenali apa yang terjadi pada kondisi sebelum diadakan perubahan dan setelahnya. Gambar akan membantu orang secara visual membayangkan dampak dari improvement dan orang bisa meniru. Sedangkan photo orang yang terlibat adalah sebagai bentuk pengakuan kepada pelaku improvement.

Hasil dari quality improvement juga perlu menunjukkan metodologi bagaimana team melakukan pendekatan pemecahan masalah. Mulai dari penentuan tema masalah, mengukur baseline datanya, menganalisa akar masalah, merencanakan tindakan, melaksanakan, validasi hasil, sampai standardisasi. Tujuannya supaya orang lain dapat mempelajari secara terstruktur langkah-langkah dalam pelaksanaan improvementnya. Hal yang sama berlaku untuk improvement lainnya seperti mempercepat waktu changeover, meningkatkan productivity,  meningkatkan uptime mesin, optimisasi jumlah manpower, menurunkan energy cost, alternate material cost, mengoptimasi jumlah inventory, dll. 

Papan Yokoten ini perlu di tugaskan kepada PIC sebagai penanggungjawab. PIC ini memastikan bahwa informasi yang dipasang selalu terupdate yang terbaru. PIC ini berkoordinasi dengan kaizen team dari setiap department dan hasil dari pengumpulan form improvement yang masuk serta pemenang setiap bulannya. PIC papan yokoten ini juga memilih improvement terbaik yang akan ditampilkan. Frekuensi update ditetapkan seberapa sering sehingga informasi yang dipasang selalu menarik dan ditunggu-tunggu.

Tempat pemasangan dari papan Yokoten sebaiknya adalah area yang banyak dilalui orang, sehingga setiap orang bisa melihat apa saja improvement yang dilakukan, trend jumlah improvement, dan orang atau team yang melakukan improvement. Reward atau hadiah sebaiknya juga diumumkan di papan ini untuk merangsang orang melakukan hal yang sama sehingga improvement menjadi bagian dari budaya organisasi.