Apa maksudnya? Dalam Lean pemimpin diharuskan untuk mampu terbang seperti elang sehingga mampu melihat visi dan tujuan organisasi ke depan serta melihat gambaran besar bisnis proses secara keseluruhan. Dan juga diharuskan untuk menjejak bumi seperti cacing yaitu turun ke lapangan supaya melihat, mendengar, dan merasakan sendiri bagaimana proses yang dilakukan di lapangan sehingga melatih untuk berempati. Sehingga pemimpin harus memiliki sepasang sepatu untuk turun langsung ke lapangan!
Gemba memiliki manfaat yang sangat banyak yaitu gemba memungkinkan untuk melihat bagaimana proses dijalankan dan waste apa saja yang terjadi. Gemba juga membantu melihat fakta dan data yang asli terjadi di lapangan. Gemba membantu melihat kondisi proses, material, mesin, dan manpower secara lebih jelas. Gemba juga mengasah kepemimpinan karena melatih kemampuan “mendengar” suara dari shopfloor. Gemba juga membantu untuk melakukan analisa untuk mencari penyebab masalah dan membantu mengambil keputusan dengan fakta dan data yang lengkap. Gemba juga mendekatkan antara atasan dan bawahan sehingga tercipta transparansi dan keterbukaan dalam penyampaian masalah dan komunikasi. Gemba memungkinkan terciptanya situasi dimana atasan bertindak seperti guru yang mengajari anak didiknya untuk lebih mengerti dan lebih ahli dalam menyelesaikan masalah. Gemba adalah salah satu elemen pencipta budaya Lean yaitu respect for people.
Mengingat manfaat gemba yang sangat besar, Lean sangat merekomendasikan gemba ini dilakukan secara periodik dan terencana. Gemba juga harus memiliki kaidah-kaidah yang jelas dan tujuan yang ingin dicapai sehingga waktu yang dihabiskan untuk gemba benar-benar memberi manfaat. Ada tiga guideline utama dalam melaksanakan gemba yaitu:
1. Tujuan
2. Problem Solving
3. Respect for People
Tujuan
Setiap aktivitas dalam organisasi harus memiliki kejelasan tujuan. Disini pemimpin akan melihat apakah aktivitas dalam proses itu bersifat value added atau bukan. Apakah aktivitas itu akan merubah bentuk dan fungsi serta pelanggan bersedia membayarnya. Apakah setiap individu mengerti dengan jelas apa sasaran yang ingin dicapainya dalam pekerjaan hariannya. Apakah sasaran yang dicantumkan relevan dan align dengan tujuan perusahaan, dan sebagainya.
Problem Solving
Saat gemba pemimpin juga mendeteksi masalah yang terjadi di lapangan, bisa dengan melihat data yang ada, merasakan kondisi dan kesulitan proses, atau mendengar langsung masalah dari operator di lapangan. Pendeteksian masalah adalah langkah awal dalam melakukan improvement. Setelah masalah terdeteksi maka dilakukan upaya analisa untuk mencari sumber penyebab masalah. Disinilah aktivitas problem solving harian akan terjadi. Dan penyelesaian masalah di lapangan akan jauh lebih efektif karena langsung melihat kondisi fakta di lapangan.
Respect for People
Di dalam lean ada istilah “setiap pemimpin adalah guru”. Hal ini artinya diharapkan saat gemba terjadi aktivitas coaching dimana atasan akan mengajari bawahan bagaimana cara menyelesaikan masalah. Atasan akan melihat apakah masalahnya terletak pada kurangnya pengetahuan, kurangnya pemahaman, kurangnya skill, atau bahkan kurangnya motivasi dalam melaksanakan pekerjaan sehingga atasan bisa melakukan fungsi coaching disini. Mindset yang harus dipegang pemimpin saat gemba adalah “innocent people” yaitu meyakini bahwa masalah itu bukan disebabkan kesalahan orang. Sehingga bukannya langsung menyalahkan orang “who” tapi menggali akar masalah dengan “why”. Perubahan paradigma ini yang penting dipegang atasan saat melakukan gemba. Mengingat tujuan yang ingin dicapai adalah “menyelesaikan masalah” bukan mencari “siapa pembuat masalah”. Sehingga akan digali apa kesulitannya apakah tidak mengerti, tidak paham, kurang training, sarana tidak tersedia, kesulitan proses, atau hal lain. Sehingga pilihan menghukum menjadi alternatif yang paling terakhir. Budaya respect for people ini juga mendorong orang untuk tidak menutupi masalah karena mengerti bahwa atasan tidak hanya menyalahkan tetapi membantu untuk mencarikan jalan keluarnya.
No comments:
Post a Comment