Bagaimana Cascading Company goal ke shopfloor dengan Scoreboard

Lean salah satu definisinya adalah suatu management system yang terencana dan memungkinkan setiap individu mengetahui secara jelas arah dan tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi baik tujuan jangka panjang dan tujuan jangka pendek tidak hanya di level top dan middle management tapi juga sampai level supervisor dan operator. Salah satu tools management system yang wajib ada dalam lean adalah scoreboard. Scoreboard ini berfungsi mengcascading performance indicator untuk sampai ke level shopfloor yaitu supervisor, group leader, dan operator. Scoreboard ini berfungsi seperti visual management untuk performance sehingga setiap individu dalam organisasi mengetahui secara jelas arah dan tujuan dalam lingkup department, lingkup section, dan bahkan lingkup individu.

Tujuan dan arah yang jelas akan membantu setiap individu dalam menyadari tanggung jawab dan kontribusinya terhadap organisasi dan membantu untuk pengambilan keputusan dan penentuan prioritas dalam lingkup pekerjaan sehari-hari. Scoreboard juga memungkinkan setiap orang untuk mengejar sasaran dari tiap kelompok terkecil untuk mengetahui apakah progress nya ontrack atau behind. Scoreboard ini bertindak seperti kelanjutan dari pemetaan strategics planning dari Hoshin Kanri untuk di cascade di level yang lebih rendah lagi dengan bahasa operational yang lebih mudah untuk dipahami oleh shopfloor. Scoreboard membantu mempercepat responsivitas untuk pendeteksian masalah, penyelesaian masalah, dan pengambilan keputusan. Scoreboard memungkinkan setiap individu untuk mengetahui “Apakah hari ini mereka memenuhi sasaran / bekerja dengan baik” secara cepat. Dan fungsi utama dari scoreboard adalah membangun ownership atas hasil kerja sehingga setiap individu sampai level shopfloor tahu dengan jelas peran dan tanggungjawabnya.

Mengingat scoreboard adalah fungsi cascading lanjutan dari Hoshin Kanri maka lingkup dari scoreboard adalah semua department yang terlibat dalam pencapaian sasaran perusahaan. Disamping department scoreboard dapat diturunkan ke lingkup section dan group. Department scoreboard membantu team menetapkan team target sehingga setiap group atau individu tidak terfokus pada sasaran dengan lingkup yang lebih kecil, dan hal ini sangat penting untuk membantu dalam penetapan prioritas dalam day to day activity yaitu kepentingan yang lebih besar. PIC dari scoreboard disesuaikan level dari scoreboardnya.

Secara specific implementasi dari scoreboard harus melibatkan semua level. Misalkan untuk menentukan performance indicator yang akan dipasang dan target dari scoreboard department, maka yang harus terlibat adalah pemilik scoreboard department (misal: manager department), atasan langsung (misal: plant manager), dan bawahan langsung (misal: supervisor). Hal ini untuk memastikan bahwa prioritas yang ingin dicapai jelas, ukurannya jelas, target yang ingin dicapai jelas, dan pemahaman tentang indicator performance juga sama. Selain menentukan indicator performance dan sasaran, team juga harus menentukan interval pengukuran yang akan di implementasikan. Misalnya dalam interval mingguan, harian, atau per shift. Semakin pendek interval yang di gunakan, maka responsivitas akan semakin cepat.