Langkah-langkah penerapan Lean di perusahaan Indonesia? - Part #2

Kita akan melanjutkan bagian kedua dari langkah implementasi Lean di perusahaan Indonesia. Di tahapan pertama kita membahas mengenai pentingnya meletakkan fondasi yang kuat untuk sistem Lean. Di dalamnya termasuk organization alignment, key metrics, short interval management, problem solving method, 5S, TPM, dan standardized work. Kita mengenalnya dengan istilah SDCA yaitu menjaga kestabilan process dan pencapaiannya, melakukan treatment terhadap deviation, mempertahankan kondisi yang ada. Ini adalah dasar sebelum melakukan improvement. Tidak ada improvement jika kita tidak mempunyai standard dan tidak mampu mempertahankan standard. Standard akan menjaga konsistensi proses, kualitas produk yang dihasilkan, dan produktivitasnya. Standard adalah referensi dalam improvement. Standard juga kita gunakan dalam mempertahankan hasil improvement. Standard mencegah dan meminimalkan variasi dari faktor-faktor manusia, mesin, material, method, measurement, dan lingkungan.
Fase berikutnya adalah fase improvement atau fase PDCA. Di tahapan kedua ini,kita akan mengenalkan perubahan untuk mendapatkan pencapaian yang lebih baik, dalam hal quality, cost, delivery, safety. Di dalam Lean kita mengenal alat value stream mapping, yang kita gunakan  untuk memetakan pergerakan aliran barang dan aliran informasi end-to-end mulai dari customer order, procurement raw material, pengiriman, warehouse, planning, seluruh tahapan proses produksi sampai finished good, hingga pengiriman ke pelanggan. Tujuan dari pemetaan ini adalah untuk mengetahui kondisi saat ini dan merancang kondisi ideal di masa datang dengan menghilangkan segala macam waste di sepanjang aliran proses. VSM ideal state ini bertindak laksana kompas dan sebagai pegangan kita dalam menjalankan improvement. Mengidentifikasi semua peluang perbaikan dan merencanakan project apa saja yang akan dijalankan.  Project akan diprioritaskan berdasarkan jumlah benefit yang paling besar dengan effort yang tidak terlalu besar. Prioritas ini akan dibuat mempertimbangkan resources yang dimiliki organisasi dan juga skala dan lingkup dari project tersebut, termasuk keselarasan dengan strategi business ke depan.
Pembentukan infrastruktur Lean menjadi sebuah kewajiban saat program ini akan dijalankan.Hal ini untuk memastikan kejelasan accountability, peran dan tanggungjawab dari setiap fungsi. Mulai dari steering committee, sponsor, program leader, project leader, dan anggota teamnya. Task force juga perlu dibentuk untuk akselerasi program. Tak kalah penting juga adalah pembuatan media kampanye, mengingat Lean ini adalah suatu filosofi perubahan mindset maka perlu kampanye edukasi mengenai Lean berupa poster, spanduk, dan sebagainya. Supaya banyak yang memahami Lean, dan akhirnya mendukung perubahan dalam Lean. Keterlibatan semua individu menjadi kunci suksesnya implementasi Lean. Karena buy in menjadi faktor kritikal apakah perubahan itu mampu dipertahankan. Pemahaman dan bahasa yang sama mengenai Lean akan memudahkan kesepakatan dalam implementasinya dan dukungan dari semua pihak. Jiwa utama dari continuous improvement adalah engagement dari setiap individu untuk ikut terlibat dalam proses tersebut. Sehingga akan menjadikan semangat dan budaya perusahaan.
Jenis project yang dijalankan akan sangat beragam, mulai dari penghilangan non value add activity, melakukan streamlining layout, membuat continuous flow, melakukan balance to takt time, membuat workcell system, implementasi pull system, membuat sistem kanban, supermarket, improvement SMED, memperkecil ukuran lot, atau bahkan mengatur leveling production dengan heijunka. Atau project yang berkaitan dengan teknologi seperti pemasangan andon, sistem error proofing, atau bahkan sistem automation.
Lean adalah sebuah never ending journey, tidak ada perusahaan yang sudah Lean, yang ada perusahaan yang sudah lebih Lean. Mendapatkan dampak Lean berupa kualitas yang lebih baik, proses yang lebih efisien, biaya yang lebih rendah, delivery ke pelanggan yang lebih ontime, sistem operasi yang lebih handal, dan daya saing meningkat. Jadi kapan waktu yang terbaik untuk perusahaan memulai program Lean? Saya akan bilang bahwa jawabannya adalah 10 tahun lalu. Kapan waktu terbaik kedua? Mulai sekarang juga!