Kaizen event adalah suatu event perbaikan cepat yang dipimpin oleh kaizen leader bersama dengan anggota teamnya. Kaizen event ini sebagai kesempatan untuk bekerja sama untuk melakukan perbaikan di area tertentu dan menumbuhkan budaya improvement untuk setiap anggota yang terlibat. Pada event ini ada emosi intens yang terjadi antar sesama anggota team, dimana team berdiskusi, gemba untuk melihat lapangan, mengidentifikasi masalah, menganalisa masalah, mengeluarkan ide, dan bekerja melakukan perbaikan.
Event ini juga merupakan sarana yang pas untuk kaizen leader mencontohkan dan menjalankan budaya improvement. Bagaimana kaizen leader bersikap (behaviour) akan menjadi role model yang ditiru oleh anggotanya. Disinilah momen untuk menjalankan apa yang dikatakan (walk the talk). Disini pula sarana yang pas untuk menanamkan mindset orang untuk terus belajar dan melakukan improvement. Sehingga setiap anggota akan memiliki mindset berpikir positif dan termotivasi untuk melaksanakan improvement.
Berikut adalah Kaizen mantra atau prinsip-prinsip Kaizen yang disampaikan Kaizen leader selama kaizen event berlangsung. Bisa disampaikan saat memulai event, di tengah, di akhir, atau selama event berjalan. Pengulangan (repetisi) adalah salah satu metode yang bisa digunakan untuk masuk ke memori jangka panjang seseorang dan mengubah cara berpikirnya.
1. Tidak ada yang terbaik, selalu ada yang lebih baik (there is no best process, there is always better process)
Pesan utamanya mengajarkan bahwa kita tidak boleh puas atas keadaan yang sekarang, tidak boleh puas atas improvement yang dulu kita kerjakan. Disini ditanamkan bahwa kita harus terus mencari cara baru yang lebih baik dan akan mempermudah dan mempercepat cara kita bekerja.
2. Tidak menutupi masalah, masalah adalah peluang perbaikan (openness)
Transparansi atau keterbukaan sangat dihargai dan menjadi salah satu prinsip Kaizen. Karena jika seseorang mengakui bahwa ada masalah, artinya dia bersedia mengupayakan perbaikan untuk mengatasi masalah tersebut. Keterbukaan adalah awal dari improvement.
3. Tidak boleh saling menyalahkan (blameless environment), bukan untuk menyalahkan orang, tapi mari sistemnya diperbaiki bersama (respect for people)
Budaya menghargai orang adalah upaya untuk menguatkan teamwork antar anggota. Karyawan yang dihargai oleh atasannya akan bersedia mengeluarkan kemampuan terbaiknya. Tetapi jika terjadi iklim tidak menghormati dan terus menyalahkan, maka suasana kerja menjadi tidak nyaman. Orang yang kecewa akan melawan dan mensabotase rencana dan tindakan dari atasannya. Sedangkan karyawan yang tidak terang-terangan melawan akan melakukan silent rebellion. Dia akan bekerja setengah hati, istirahat lebih lama, tidak bersedia kerja ekstra, dan bahkan bisa juga melakukan perbuatan yang merusak. Iklim saling menghargai sangat penting untuk menciptakan suasana kerja yang nyaman dan bersinergi.
4. Just do It (Kerjakan sekarang juga)
Just do It atau Do it now adalah prinsip proaktif. Disini ditanamkan mindset bahwa perbaikan harus dilaksanakan segera tanpa harus menunggu. Bahwa setiap individu bertanggungjawab untuk melaksanakan perbaikan. Jangan menunggu diperhatikan baru melakukan perbaikan, tapi langsung proaktif melakukan perbaikan maka kita akan diperhatikan. Jangan menunggu di motivasi dulu baru bergerak, tapi langsung bergerak maka kita akan termotivasi. Kalau anda memiliki ide bagus lakukan. Lebih baik satu ide bagus yang dikerjakan daripada 100 ide yang tidak dikerjakan
5. Jangan takut salah, salah tidak apa2, cepat salah cepat diperbaiki. Tidak harus langsung sempurna
Ini adalah prinsip untuk memberanikan orang untuk bertindak. Karena memang setiap tindakan selalu ada resiko untuk berbuat kesalahan. Tetapi orang yang tidak bertindak sudah pasti salah. Ada ungkapan di Lean: I can accept mistakes, but I can’t accept doing nothing. (Saya bisa menerima kesalahan, tapi saya tidak bisa menerima kalau anda tidak melakukan apa-apa). Resiko kesalahan selalu ada, disini ada kaizen leader atau pemilik area yang bisa membantu memverifikasi resiko atas tindakan yang akan dilaksanakan saat kaizen event. Semakin cepat orang mengetahui kesalahannya, maka orang tersebut akan semakin cepat mengambil pelajaran dan segera melakukan perbaikan lagi. Terkadang orang terus menunda ide perbaikan, hanya karena takut ide itu bisa tidak sempurna, sampai pada akhirnya ide tersebut tidak pernah terwujud. Disinilah kaizen menyarankan orang untuk berani mengambil tindakan perbaikan.
6. Bersedia untuk berpartisipasi aktif dan bekerja keras.
Semangat teamwork sangat penting, karena disinilah terjalin sinergi antar anggota team. Satu ide akan memancing ide lain yang lebih baik. Maka dianjurkan setiap anggota untuk berani menyampaikan idenya. Dan ini juga mengajarkan bahwa tidak ada hal yang tidak bisa dilakukan. Tidak boleh bilang tidak bisa, hanya belum ketemu caranya. Yakin bahwa anda pasti bisa adalah penting untuk sampai pada tujuan.
Prinsip-prinsip ini penting untuk terus ditanamkan kepada anggota team, supaya tercipta mindset untuk selalu berpikir positif. Pemimpin akan bergantung kepada team dalam hal pelaksanaan tindakan perbaikan dan kemampuan mereka untuk terus melakukan. Kaizen Leader harus memiliki komitmen untuk terus membuat anggotanya lebih pandai dan lebih mampu dalam menyelesaikan masalah di lapangan. Semakin banyak anggota yang terampil melakukan penyelesaian masalah dan melaksanakan perbaikan, maka kinerja department akan terus meningkat pesat dan lambat laun akan terasa isu-isu yang mendadak dan mendesak makin lama akan makin menghilang, sehingga team bisa terus fokus untuk melakukan perbaikan sampai tercapai target dari perusahaan tersebut. Karena di Lean, investasi terbanyak adalah sebenarnya untuk mendevelop setiap individu dalam organisasi dan memberdayakan mereka.
Mantab sekali
ReplyDelete