Thursday, July 16, 2015

Hubungan antara Program Lean, Strategic Managament, Design Organization, Balance Scorecard, dan Standard ISO




Pertanyaan yang kerap muncul dari para pemilik perusahaan adalah apa hubungan antara program Lean dengan program seperti strategic management, organization design, balance scorecard, dan standard ISO?

Untuk menjawab pertanyaan tersebut, perlu kita samakan dulu definisinya sebelum melihat keterkaitannya

Strategic Management: Menentukan roadmap jangka panjang perusahaan minimal dalam waktu 5 tahun ke depan, menentukan bisnis model yang sedang dan akan dijalankan suatu perusahaan, suatu guidance bagi perusahaan dalam menentukan langkahnya di masa yang akan datang sehingga bisnisnya sustainable dan terus bertumbuh. Termasuk didalamnya bisnis yang akan dikembangkan, bisnis yang akan diakuisisi, bisnis yang akan dilepaskan, dan strategi pembiayaan untuk pertumbuhan bisnis.

Organization Design: Menentukan bisnis proses berdasarkan bisnis model dan roadmap jangka panjang perusahaan. Bisnis proses dipetakan berdasarkan ekspektasi para stakeholder, sehingga fungsi bisnis untuk memberikan value add kepada pelanggan terlihat secara gamblang berdasarkan aspek input proses output. Organization design juga membantu perusahaan untuk menyusun struktur organisasi yang tepat berdasarkan bisnis proses yang dimiliki. Termasuk turunannya adalah pembentukan job description berdasarkan bagan struktur organisasi tersebut.

Balance Scorecard: adalah alat untuk mengeksekusi strategi yang sudah ditetapkan. Menentukan peta hubungan antara empat perspektif penting dalam bisnis yaitu: Financial, Customer, Bisnis Proses, dan Learning Growth. Bagaimana kita melihat hubungan antara kepentingan finansial bisnis dapat didukung melalui perspektif Customer, dapat dicapai dari indikator dalam Bisnis Proses, dan akhirnya melalui aspek manusia melalui Learning and Growth. Balance Scorecard juga menetapkan Key Performance Indicator (KPI) di setiap department sebagai sasaran yang harus dicapai untuk mengeksekusi strategi yang ditetapkan.

Standard ISO menganut prinsip standarisasi yang bertujuan untuk kualitas, K3, dsb. Memiliki prinsip utama “write what you do, do what you write”. Standard ISO mendokumentasikan bisnis proses yang sudah ditetapkan, dokumentasi prosedur tersebut diterjemahkan dan diturunkan sampai ke level paling rendah yaitu Standard Operating Procedure, Instruksi Kerja, bahkan sampai form yang dibutuhkan.  

Sedangkan Lean sendiri adalah suatu program Continuous Improvement yang bertujuan untuk menghilangkan segala macam non value added activity dalam bisnis proses sehingga proses menjadi jauh lebih efektif dan lebih efisien.

Dari definisi-definisi diatas maka kita akan dengan mudah sekali mengenali hubungannya. Seperti sebuah diagram SIPOC (Supplier Input Process Output Customer), Output dari suatu program adalah Output bagi yang lain.

Strategics management menggunakan input research market, dan mengeluarkan output berupa strategy corporate.
Organization design menggunakan input strategy corporate, kemudian diterjemahkan dalam bisnis proses dan struktur organisasi.
Balance Scorecard menggunakan input strategy corporate, bisnis proses, struktur organisasi, kemudian memetakan hubungannya dan mengeluarkan output berupa key performance indicator (KPI)
Standard ISO menggunakan input bisnis proses dan struktur organisasi yang ada kemudian diterjemahkan dalam dokumen dan prosedur kerja untuk semua tingkatan.
Lean menggunakan input berupa strategy corporate, sasaran KPI, bisnis proses, struktur organisasi, dan prosedur kerja untuk kemudian dianalisa, diimprove sehingga menghasilkan output yaitu proses yang jauh lebih efektif dan efisien, produktivitas yang tinggi, kualitas produk lebih baik, biaya produksi yang sangat rendah, dan yang tak kalah penting adalah budaya continuous improvement dari sumber daya manusia.

Mengelola suatu perusahaan ibarat menyatukan puzzle-puzzle untuk disusun menjadi gambaran besar yang indah. Jika kita memiliki perspektif yang tidak luas, maka kita akan kehilangan gambar besarnya. Semakin kita memiliki banyak perspektif dengan mempelajari hal-hal yang baru maka akan semakin mudah melihat suatu permasalahan dari berbagai sudut pandang. Sehingga penyelesaian masalah akan menjadi jauh lebih mudah.

Monday, May 12, 2014

Bagaimana tahapan dalam memulai inisiatif program continuous improvement dalam perusahaan



Ada berbagai alasan perusahaan untuk memulai inisiatif program continuous improvement, ada yang menjalankan karena bisnis mulai menurun dan perlu strategi untuk menurunkan cost. Ada yang menjalankan karena tuntutan kompetisi biaya yang bersaing dari para kompetitor. Ada yang menjalankan karena pertumbuhan bisnis yang tinggi tetapi dengan kemampuan produksi yang sekarang sering tidak mampu melayani permintaan. Ada yang menjalankan karena tuntutan biaya produksi yang semakin meningkat seperti naiknya biaya bahan baku, biaya pekerja, biaya energi, dan sebagainya. Serta masih banyak alasan lainnya.

Inisiatif continuous improvement adalah strategi untuk terus meningkatkan bisnis dengan cara menciptakan operation yang efektif dan efisien. Sehingga mampu melayani kebutuhan permintaan dengan biaya produksi yang kompetitif.

Jika suatu organisasi sudah memiliki keinginan untuk memulai program tersebut, maka langkah selanjutnya adalah menemukan bagaimana cara untuk menjalankankan inisiatif continous improvement. Berikut ini adalah langkah-langkah praktis yang menjelaskan tahapan untuk memulai inisiatif program continous improvement:

1.       Top Management mengikuti Training / Executive Briefing
Executive Briefing disini untuk memberikan gambaran besar kepada top management (pemilik perusahaan, CEO, direktur, GM) mengenai program continuous improvement. Sehingga top management mengetahui ekspektasi dari program ini, tujuan program, garis besar jalannya program, keselarasan terhadap strategi perusahaan, serta memahami peran dan tanggungjawab top management untuk mensukseskan program continous improvement

2.       Memberikan pelatihan kepada Middle Management/Project Sponsor/Champion
Tahapan berikutnya adalah memberikan pengetahuan dan skill untuk level mid-management. Sehingga memiliki persepsi yang sama mengenai CI, mendapatkan komitmen mereka, memahami metode dan tools yang digunakan, dan mengerti peran tanggungjawab.   

3.       Project Identification & Selection
Di tahapan ini para sponsor bekerjasama mengidentifikasi potential project yang akan dikerjakan dan mengkuantifikasi dampak bisnis terhadap perusahaan. Project dapat terkait productivity, quality, inventory, reliability, cost, dan sebagainya. Dari sinilah kemudian top management membuat keputusan prioritas project yang akan dijalankan

4.       Project Kick-Off
Secara formal project dimulai dengan komitmen bersama dari seluruh level karyawan

5.       Training for Project Leader
Project Leader diberikan pembekalan berupa skill dan knowledge untuk mengerjakan project, dengan metodology dan tools yang sesuai. 

6.       Project Execution, Monitoring & Control
Pelaksanaan project yang dipimpin oleh project leader, dibawah pengawasan project sponsor/champion selaku pemilik hasil, dan review regular oleh top management

7.       Repeat the cycle
Ulangi keberhasilan project dengan mengulangi siklusnya dengan pemilihan project yang baru dan penentuan project membernya.

Saturday, March 23, 2013

Melihat performance operational suatu plant factory dari gemba walk

Kondisi fisik suatu factory mencerminkan operational performance baik dari sisi kualitas dari produk yang dihasilkan, sistem produksi yang dijalankan, bagaimana control dan monitoring di lapangan, implementasi dari maintenance management, planning dan supply chain, motivasi dari karyawan, dan juga yang terpenting adalah cost performancenya.

Semuanya  ternyata dapat dilihat dari kondisi fisik di lapangan yang tampak saat seseorang melakukan gemba tour di lapangan. Tidak perlu melihat data rinciannya, semua dapat terlihat dengan jelas... asalkan tahu persis apa yang harus dilihat. Berikut adalah 10 elemen penting yang tampak dari situasi fisik di lapangan yang bisa dijadikan tolok ukur seberapa bagus operational performancenya.

1. Customer perspektif
Kualitas produk adalah tanggung jawab semua orang dalam organisasi. Apakah karyawan mengetahui dengan jelas produk akhir mereka, fungsi dari produk tersebut, nama external customer mereka, siapa internal customer mereka. Tanpa mengetahui untuk apa dan siapa produk tersebut dibuat maka suatu proses atau pekerjaan akan dikerjakan apa adanya. 

2. Work area management
Seberapa bersih area kerja di produksi, seberapa rapi penempatan barang-barang dan tooling, bagaimana perlakukan terhadap sampah, bagaimana kebersihan lantai, dinding, jendela, dan langit-langitnya, apakah peralatan untuk pembersihan tersedia, apakah cahaya cukup menerangi pekerjaan produksi, apakah ada noise yang mengganggu, apakah safety dan environmentnya memadai

3. Visual management
 Menunjukkan status produksi, performance dari productivity, visualisasi line, barang-barang, dan lainnya

4. System scheduling
System scheduling yang sinkron adalah jika ada satu pemicunya,  mengatur kecepatan produksi dan pergerakan dari material upstream process sampai ke finished good

5. Layout
Penataan layout yang continuous berdasarkan streamline dari process dan bukan berdasarkan pengelompokan mesin-mesin yang sejenis. Material bergerak dengan jarak minimum dan mengalir dengan cepat

6. Inventory level
jumlah inventory yang sangat optimum dan ditentukan berdasarkan waktu konsumsinya baik di level WIP produksi, bahan baku, ataupun finished good

7. Teamwork
Pengetahuan karyawan mengenai pekerjaannya, mengenai proses kerjanya, mengenai target productivitynya, hasil improvement yang ditunjukkan baik dalam hal quality, productivity, dan lainnya

8. Equipment condition
Kondisi mesin yang terawat adalah cermin dari management maintenance yang baik. Tapi sebaliknya jika mesinnya kotor, tidak terawat, banyak part yang rusak, bocor, dan lainnya maka ini indikasi mengenai maintenance yang buruk

9. Management kompleksitas
Kompleksitas disini mengacu pada banyaknya jumlah model yang diproduksi, apakah hal ini dibantu secara design dengan jumlah bahan baku yang sama tapi bisa memproduksi model berbeda, apakah designnya membantu dalam mempermudah proses manufacturenya 

10. Supply chain integration
 Bagaimana operation bisa menurunkan biaya dengan memanage supplier seperti sebuah rantai dari proses produksi internal. Memiliki supplier dengan performance yang handal baik dalam hal quality dan delivery

Kesepuluh elemen utama ini menunjukkan bagaimana operation management yang terjadi dalam internal organisasi. Ini merupakan cerminan utama seberapa bagus suatu factory berjalan tanpa melihat data operation sekalipun, tapi cukup dengan melakukan gemba dan observasi