Monday, May 12, 2014

Bagaimana tahapan dalam memulai inisiatif program continuous improvement dalam perusahaan



Ada berbagai alasan perusahaan untuk memulai inisiatif program continuous improvement, ada yang menjalankan karena bisnis mulai menurun dan perlu strategi untuk menurunkan cost. Ada yang menjalankan karena tuntutan kompetisi biaya yang bersaing dari para kompetitor. Ada yang menjalankan karena pertumbuhan bisnis yang tinggi tetapi dengan kemampuan produksi yang sekarang sering tidak mampu melayani permintaan. Ada yang menjalankan karena tuntutan biaya produksi yang semakin meningkat seperti naiknya biaya bahan baku, biaya pekerja, biaya energi, dan sebagainya. Serta masih banyak alasan lainnya.

Inisiatif continuous improvement adalah strategi untuk terus meningkatkan bisnis dengan cara menciptakan operation yang efektif dan efisien. Sehingga mampu melayani kebutuhan permintaan dengan biaya produksi yang kompetitif.

Jika suatu organisasi sudah memiliki keinginan untuk memulai program tersebut, maka langkah selanjutnya adalah menemukan bagaimana cara untuk menjalankankan inisiatif continous improvement. Berikut ini adalah langkah-langkah praktis yang menjelaskan tahapan untuk memulai inisiatif program continous improvement:

1.       Top Management mengikuti Training / Executive Briefing
Executive Briefing disini untuk memberikan gambaran besar kepada top management (pemilik perusahaan, CEO, direktur, GM) mengenai program continuous improvement. Sehingga top management mengetahui ekspektasi dari program ini, tujuan program, garis besar jalannya program, keselarasan terhadap strategi perusahaan, serta memahami peran dan tanggungjawab top management untuk mensukseskan program continous improvement

2.       Memberikan pelatihan kepada Middle Management/Project Sponsor/Champion
Tahapan berikutnya adalah memberikan pengetahuan dan skill untuk level mid-management. Sehingga memiliki persepsi yang sama mengenai CI, mendapatkan komitmen mereka, memahami metode dan tools yang digunakan, dan mengerti peran tanggungjawab.   

3.       Project Identification & Selection
Di tahapan ini para sponsor bekerjasama mengidentifikasi potential project yang akan dikerjakan dan mengkuantifikasi dampak bisnis terhadap perusahaan. Project dapat terkait productivity, quality, inventory, reliability, cost, dan sebagainya. Dari sinilah kemudian top management membuat keputusan prioritas project yang akan dijalankan

4.       Project Kick-Off
Secara formal project dimulai dengan komitmen bersama dari seluruh level karyawan

5.       Training for Project Leader
Project Leader diberikan pembekalan berupa skill dan knowledge untuk mengerjakan project, dengan metodology dan tools yang sesuai. 

6.       Project Execution, Monitoring & Control
Pelaksanaan project yang dipimpin oleh project leader, dibawah pengawasan project sponsor/champion selaku pemilik hasil, dan review regular oleh top management

7.       Repeat the cycle
Ulangi keberhasilan project dengan mengulangi siklusnya dengan pemilihan project yang baru dan penentuan project membernya.

Saturday, March 23, 2013

Melihat performance operational suatu plant factory dari gemba walk

Kondisi fisik suatu factory mencerminkan operational performance baik dari sisi kualitas dari produk yang dihasilkan, sistem produksi yang dijalankan, bagaimana control dan monitoring di lapangan, implementasi dari maintenance management, planning dan supply chain, motivasi dari karyawan, dan juga yang terpenting adalah cost performancenya.

Semuanya  ternyata dapat dilihat dari kondisi fisik di lapangan yang tampak saat seseorang melakukan gemba tour di lapangan. Tidak perlu melihat data rinciannya, semua dapat terlihat dengan jelas... asalkan tahu persis apa yang harus dilihat. Berikut adalah 10 elemen penting yang tampak dari situasi fisik di lapangan yang bisa dijadikan tolok ukur seberapa bagus operational performancenya.

1. Customer perspektif
Kualitas produk adalah tanggung jawab semua orang dalam organisasi. Apakah karyawan mengetahui dengan jelas produk akhir mereka, fungsi dari produk tersebut, nama external customer mereka, siapa internal customer mereka. Tanpa mengetahui untuk apa dan siapa produk tersebut dibuat maka suatu proses atau pekerjaan akan dikerjakan apa adanya. 

2. Work area management
Seberapa bersih area kerja di produksi, seberapa rapi penempatan barang-barang dan tooling, bagaimana perlakukan terhadap sampah, bagaimana kebersihan lantai, dinding, jendela, dan langit-langitnya, apakah peralatan untuk pembersihan tersedia, apakah cahaya cukup menerangi pekerjaan produksi, apakah ada noise yang mengganggu, apakah safety dan environmentnya memadai

3. Visual management
 Menunjukkan status produksi, performance dari productivity, visualisasi line, barang-barang, dan lainnya

4. System scheduling
System scheduling yang sinkron adalah jika ada satu pemicunya,  mengatur kecepatan produksi dan pergerakan dari material upstream process sampai ke finished good

5. Layout
Penataan layout yang continuous berdasarkan streamline dari process dan bukan berdasarkan pengelompokan mesin-mesin yang sejenis. Material bergerak dengan jarak minimum dan mengalir dengan cepat

6. Inventory level
jumlah inventory yang sangat optimum dan ditentukan berdasarkan waktu konsumsinya baik di level WIP produksi, bahan baku, ataupun finished good

7. Teamwork
Pengetahuan karyawan mengenai pekerjaannya, mengenai proses kerjanya, mengenai target productivitynya, hasil improvement yang ditunjukkan baik dalam hal quality, productivity, dan lainnya

8. Equipment condition
Kondisi mesin yang terawat adalah cermin dari management maintenance yang baik. Tapi sebaliknya jika mesinnya kotor, tidak terawat, banyak part yang rusak, bocor, dan lainnya maka ini indikasi mengenai maintenance yang buruk

9. Management kompleksitas
Kompleksitas disini mengacu pada banyaknya jumlah model yang diproduksi, apakah hal ini dibantu secara design dengan jumlah bahan baku yang sama tapi bisa memproduksi model berbeda, apakah designnya membantu dalam mempermudah proses manufacturenya 

10. Supply chain integration
 Bagaimana operation bisa menurunkan biaya dengan memanage supplier seperti sebuah rantai dari proses produksi internal. Memiliki supplier dengan performance yang handal baik dalam hal quality dan delivery

Kesepuluh elemen utama ini menunjukkan bagaimana operation management yang terjadi dalam internal organisasi. Ini merupakan cerminan utama seberapa bagus suatu factory berjalan tanpa melihat data operation sekalipun, tapi cukup dengan melakukan gemba dan observasi


Wednesday, August 1, 2012

Bagaimana cara terbaik menganalisa VALUE STREAM MAPPING?


Value Stream Mapping adalah tools yang sangat powerful untuk melihat business process secara keseluruhan. Ibaratnya kita dapat melihat semuanya dengan helicopter view. Value Stream Mapping memberikan kita gambaran utuh tentang bisnis process baik dari sisi pergerakan material dan juga pergerakan informasi. Mulai dari permintaan customer, diterima oleh sales, diprocess oleh PPIC, dijadikan order raw material oleh purchasing ke supplier, supplier mengirimkan barang ke gudang raw material, di proses di produksi sampai menjadi finished good, sampai akhirnya gudang finished good melakukan pengiriman ke customer.

Dengan adanya data yang sangat detil mengenai demand, stocks, delivery schedule, cycletime, manpower, jam kerja, uptime, rework, scrap, changeover, lot size, dll maka kita bisa melihat banyak masalah yang bisa dijadikan peluang untuk melakukan improvement. Dan dari sekian banyak peluang yang muncul kita bisa menentukan prioritas sesuai kebutuhan bisnis.

Pertanyaan yang harus kita gunakan saat menganalisa VSM adalah
1.       Berapa demand yang ingin kita capai, berapa planned capacity dan takt time yang dijadikan goal
2.       Apakah demand product ini high in volume, high variability, seasonal, atau one time? Disini kita perlu membuat demand profile untuk menentukan model planningnya apakah make to stock atau make to order? menentukan min-max?
3.       Dimana letak bottleneck dari urutan proses produksinya?
4.       Dimana kita bisa membuat one piece flow? Line balancing? Relayout? WorkCell? Standardized work?
5.       Dimana kita akan menempatkan supermarket pull? apa yg digunakan utk sinyal pull?
6.       Bagaimana model schedule yang paling optimum? Terkait dengan rush order? Leveling schedule? Visual board? timeframe fixed schedule?
7.       Bagaimana monitoring dan control terhadap performance bottleneck?
8.       Di proses mana saja yang harus diprioritaskan dilakukan improvement terkait rework? Scrap? Machine downtime? mempercepat waktu changeover dan cleaning?
9.       Bagaimana arrangement schedule delivery dari supplier ke kita?
10.   Bagaimana melakukan control terhadap performance supplier?

Dari pertanyaan-pertanyaan penting tersebut maka kita mendesign value stream future yang kita inginkan. Dan disinilah bisa dibuat gap analysis terhadap current state, ditandai dengan kaizen burst di setiap area.

Setelah identifikasi selesai dilakukan di setiap titik, maka kita bisa mulai merancang rencana untuk project executionnya yang diurutkan berdasarkan prioritas. Disini sudah bisa mulai dipilah apakah hal tersebut termasuk one point kaizen yang bisa dilakukan cepat, kaizen event selama satu minggu, atau project improvement yang harus difasilitasi dan dimonitor oleh sponsor.

Project plan ini sekaligus menentukan person in charge sebagai project leadernya, team member, sponsor, dan timeframe dari project tersebut. Darisinilah maka lean transformation akan berjalan, dieksekusi, dan benefit besar akan mulai diraup baik dalam hal cost, productivity, quality, cashflow, leadtime, dan lainnya