Mencari akar masalah

Di fase analisa, tugas kita adalah menemukan akar masalah. Sesuai prinsip y = f(x) maka x adalah variable independent yang mempengaruhi nilai y. x adalah penyebab masalah yang memiliki hubungan langsung terhadap y. Ada 2 pendekatan yang dilakukan untuk mencari x yaitu pendekatan data dan pendekatan gemba atau fakta dilapangan. Pendekatan data dilakukan dengan mekanisme stratifikasi data y untuk melihat pattern yang disebabkan factor x. Sedangkan pendekatan fakta dilapangan dilakukan dengan melakukan analisa bersama dengan team melalui brainstorming.

Brainstorming dilakukan dengan cara mengumpulkan anggota team project dan expert yang paham pada proses tersebut. Ada syarat utama dalam brainstorming yaitu harus saling menghargai pendapat orang lain dan dilakukan dengan suasana relaks. Hal tersebut akan membantu team dalam mengeluarkan gagasan-gagasan yang baik.

Brainstorming terdiri dari 3 tahapan yaitu idea generation, clarification, dan prioritization. Tools yang paling sering digunakan adalah cause effect diagram. Tools ini ditemukan oleh Ishikawa, beliau berpendapat bahwa masalah kualitas pasti disebabkan oleh variasi dari 6M yaitu material, manusia, mesin, metode, measurement, dan mother nature. Sehingga disarankan untuk melakukan brainstorming dengan berfokus pada 6 penyebab variasi ini. Misalnya dari factor material penyebabnya bisa karena perubahan material, material tidak sesuai spesifikasi, material dengan bahan baku yang baru, dsb. Dari mesin karena ada sparepart yang rusak, aus, retak, kendor, pecah, kotor, dsb. Dari manusia karena tidak paham sop, skill kurang, tidak lulus uji kompetensi, tidak patuh instruksi kerja, dsb. Dari metode karena urutan langkah yang tidak tepat, caranya yang sulit dilakukan, parameter proses yang belum optimum, instruksi kerja tidak jelas, dsb. Dari measurement karena masalah akurasi, masalah presisi, etc. Dari lingkungan karena perubahan temperature, perubahan kelembaban, dsb.

Idea generation dilakukan dengan cara bergantian setiap mengeluarkan satu ide sampai semua ide habis. Aturannya tidak ada ide bodoh, semua ide diterima. Cara lain melakukan idea generation adalah dengan brainwriting, yaitu setiap anggota menggunakan post-it untuk menyampaikan idenya. Satu  post-it untuk satu ide. Brainwriting lebih efektif untuk mengakomodasi anggota team yang introvert. Idea generation ini dapat dilakukan secara bebas atau dapat juga dilakukan berurutan untuk tiap kategori mulai dari material, manusia, mesin, dan seterusnya.

Setelah itu tahap kedua adalah melakukan klarifikasi terhadap ide tersebut menjelaskan hubugan sebab akibat dan apa yang menjadi dasarnya sehingga setiap anggota team paham. Disini untuk ide yang sama kita bisa melakukan penghilangan. Pada tahapan ini jika ada ide baru yang muncul lagi maka dapat ditambahkan ke potential penyebab.

Tahap ketiga adalah melakukan prioritas. Dengan konsep 80-20 maka kita akan berusaha mencari mana penyebab utama yang berkontribusi paling besar terhadap masalah. Sehingga tidak semua penyebab masalah harus ditangani karena effortnya akan sangat besar.

Untuk mengidentifikasi prioritas penyebab masalah, maka dilakukan pendekatan benefit effort matrix. Yaitu memilah penyebab dalam 4 kategori yaitu high benefit low effort, high benefit high effort, low benefit low effort, dan low benefit high effort. High benefit adalah yang memberikan dampak paling besar terhadap masalah. Sedangkan low effort adalah usaha yang dibutuhkan untuk menjalankan tindakan perbaikan tidak terlalu besar.

Prioritas pertama adalah high benefit low effort. Low benefit dan low effort adalah quickwins just do it. High benefit high effort adalah prioritas berikutnya.