Menentukan Project

Menentukan project LSS yang akan dijalankan merupakan hal yang perlu dipertimbangkan diawal program. Kesalahan yang umum terjadi adalah setelah project berjalan sekian lama, baru disadari ternyata project yang dijalankan tidak memiliki impact yang significant bagi perusahaan, sehingga resources dan effort yang telah dihabiskan selama project akan sia-sia.

Kesalahan lainnya adalah project yang dipilih ternyata bukan prioritas utama bagi organisasi dan tidak align dengan strategy perusahaan. Sehingga top management tidak terlalu focus kepada project yang dijalankan. Kemungkinan kesalahan lainnya adalah project yang dipilih adalah produk yang life cyclenya akan segera habis di tahun berikutnya, sehingga penyelesaian project dan value yang diberikan kurang menarik. Kesalahan lain juga adalah karena scope project yang terlalu kecil sehingga dianggap terlalu mudah, atau bahkan scope project yang terlalu luas sehingga sulit dimanage.

Kesalahan memilih project seperti diatas akan mengakibatkan dampak yang sangat buruk bagi program LSS itu sendiri. Dampak buruknya seperti penyelesaian project yang lambat atau bahkan tidak selesai, project selesai tapi management menganggap tidak ada hasilnya, program LSS dianggap tidak menarik, kerjakeras dari tim project tidak dihargai, motivasi tim jadi kendur, tidak ada dukungan dari management, terjadi perubahan project ditengah jalan, dan bahkan program LSS tidak dilanjutkan lagi.

Sedemikian buruk dampak karena salah memilih project, maka kita harus benar-benar perhatikan saat memilih project dalam aktivitas project selection. Project selection adalah workshop yang dilakukan diawal program setelah melakukan executive briefing. Project selection bertujuan memilih project LSS yang akan dijalankan yang memiliki prioritas tinggi bagi organisasi. Project selection dijalankan disetiap satu cycle program sebelum project assignment.

Sebelum menjalankan project selection, perlu dilakukan persiapan terutama dalam hal data. Data yang dibutuhkan termasuk data terkait quality performance, bisnis performance, cost performance, operation performance, dan keseluruhan company performance. Project selection wajib dihadiri top level management yang menjalankan peran sebagai steering committee, program leader, dan project sponsor. Senior manager lain yang menjadi stakeholder disarankan ikut dalam workshop project selection.

Sesi workshop project selection dimulai dengan memunculkan potential project yang berasal dari VoC yaitu voice of customer. Dengan cara menganalisa quality performance termasuk customer satisfaction index, customer return, outgoing acceptance performance, dan internal quality performance. Quality memegang peranan penting terhadap pertumbuhan bisnis. Customer yang happy akan membuat bisnis terus berjalan dan order kian meningkat. Sebaliknya customer yang tidak happy akan menyebar ke customer lain dan merusak bisnis.

Pengambilan tema project didasarkan pada prinsip 80-20 yaitu ditentukan berdasarkan yang memberi dampak terbesar terhadap bisnis. Bisa berupa dominan customer, dominan produk, atau dominan wilayah. Potential project berikutnya dimunculkan berdasarkan analisa Voice of Business. Yaitu berdasarkan kinerja keuangan termasuk cost dan struktur biaya seperti material cost, labor cost, energy cost, overhead cost, inventory cost, warehouse cost, logistic cost, marketing cost, termasuk other expenses. Dianalisa material cost paling dominan, cost of poor quality, cost of inventory, dan lainnya.

Tahapan ketiga menganalisa voice of process, yaitu operational performance seperti productivity, yield, inventory level, availability, process capability, dan lainnya. Kemudian VoE termasuk safety, health, environment, dan employee.

Setelah potential project dimunculkan, maka tahapan berikutnya adalah melakukan klarifikasi dan screening. Mengklarify judul project dan melakukan screening untuk judul project yang sama.

Tahapan crucial berikutnya adalah menentukan prioritas dengan benefit effort matrix. Klasifikasi project dalam kuadaran benefit low-high dan effort low-high. Perlu diurutkan benefit ranking dari masing2 project dari yang terbesar sampai yang rendah. Dan juga ranking effortnya berdasarkan effort yang besar sampai yang rendah. Perlu disepakati kriteria disebut low dan high.

Kuadran High Benefit Low Effort adalah prioritas yang pertama. Kuadran Low benefit dan low effort disebut sebagai quick wins. Kuadran high benefit dan high effort adalah prioritas kedua atau disarankan dilakukan rescoping project sehingga lebih manageable. Kuadran low benefit dan high effort disarankan untuk di kill atau diabaikan.

Jumlah project yang akan dijalankan tergantung dengan jumlah resources yang akan dialokasikan untuk project. Gambarannya sorang project sponsor dapat melakukkan oversee untuk 1 sampai 3 project sekaligus. Sedangkan 1 project membutuhkan project member terdiri dari 1 project leader dan 3 orang team member. Alokasi jumlah project dan resources ini harus tepat supaya project dapat dijalankan dengan optimal dan hasilnya memuaskan.

Setelah project ditentukan dan project sponsor ditunjuk untuk menjadi owner project. Maka tugas berikutnya adalah project sponsor melakukan kelengkapan data project seperti menentukan scope project, sasaran project, estimasi benefit dari project secara finansial, target penyelesaian project, dan team pelaksana yaitu project leader dan team member. Dengan informasi project yang lengkap maka penerima assignment akan jelas dalam menjalankan project kedepannya.