Bagaimana cara terbaik menganalisa VALUE STREAM MAPPING?

Value Stream Mapping adalah tools yang sangat powerful untuk melihat business process secara keseluruhan. Ibaratnya kita dapat melihat semuanya dengan helicopter view. Value Stream Mapping memberikan kita gambaran utuh tentang bisnis process baik dari sisi pergerakan material dan juga pergerakan informasi. Mulai dari permintaan customer, diterima oleh sales, diprocess oleh PPIC, dijadikan order raw material oleh purchasing ke supplier, supplier mengirimkan barang ke gudang raw material, di proses di produksi sampai menjadi finished good, sampai akhirnya gudang finished good melakukan pengiriman ke customer.

Dengan adanya data yang sangat detil mengenai demand, stocks, delivery schedule, cycletime, manpower, jam kerja, uptime, rework, scrap, changeover, lot size, dll maka kita bisa melihat banyak masalah yang bisa dijadikan peluang untuk melakukan improvement. Dan dari sekian banyak peluang yang muncul kita bisa menentukan prioritas sesuai kebutuhan bisnis.

Pertanyaan yang harus kita gunakan saat menganalisa VSM adalah

1.       Berapa demand yang ingin kita capai, berapa planned capacity dan takt time yang dijadikan goal

2.       Apakah demand product ini high in volume, high variability, seasonal, atau one time? Disini kita perlu membuat demand profile untuk menentukan model planningnya apakah make to stock atau make to order? menentukan min-max?

3.       Dimana letak bottleneck dari urutan proses produksinya?

4.       Dimana kita bisa membuat one piece flow? Line balancing? Relayout? WorkCell? Standardized work?

5.       Dimana kita akan menempatkan supermarket pull? apa yg digunakan utk sinyal pull?

6.       Bagaimana model schedule yang paling optimum? Terkait dengan rush order? Leveling schedule? Visual board? timeframe fixed schedule?

7.       Bagaimana monitoring dan control terhadap performance bottleneck?

8.       Di proses mana saja yang harus diprioritaskan dilakukan improvement terkait rework? Scrap? Machine downtime? mempercepat waktu changeover dan cleaning?

9.       Bagaimana arrangement schedule delivery dari supplier ke kita?

10.   Bagaimana melakukan control terhadap performance supplier?

Dari pertanyaan-pertanyaan penting tersebut maka kita mendesign value stream future yang kita inginkan. Dan disinilah bisa dibuat gap analysis terhadap current state, ditandai dengan kaizen burst di setiap area.

Setelah identifikasi selesai dilakukan di setiap titik, maka kita bisa mulai merancang rencana untuk project executionnya yang diurutkan berdasarkan prioritas. Disini sudah bisa mulai dipilah apakah hal tersebut termasuk one point kaizen yang bisa dilakukan cepat, kaizen event selama satu minggu, atau project improvement yang harus difasilitasi dan dimonitor oleh sponsor.

Project plan ini sekaligus menentukan person in charge sebagai project leadernya, team member, sponsor, dan timeframe dari project tersebut. Darisinilah maka lean transformation akan berjalan, dieksekusi, dan benefit besar akan mulai diraup baik dalam hal cost, productivity, quality, cashflow, leadtime, dan lainnya