Bagaimana tahapan dalam memulai inisiatif program continuous improvement dalam perusahaan

Ada berbagai alasan perusahaan untuk memulai inisiatif program continuous improvement, ada yang menjalankan karena bisnis mulai menurun dan perlu strategi untuk menurunkan cost. Ada yang menjalankan karena tuntutan kompetisi biaya yang bersaing dari para kompetitor. Ada yang menjalankan karena pertumbuhan bisnis yang tinggi tetapi dengan kemampuan produksi yang sekarang sering tidak mampu melayani permintaan. Ada yang menjalankan karena tuntutan biaya produksi yang semakin meningkat seperti naiknya biaya bahan baku, biaya pekerja, biaya energi, dan sebagainya. Serta masih banyak alasan lainnya.

Inisiatif continuous improvement adalah strategi untuk terus meningkatkan bisnis dengan cara menciptakan operation yang efektif dan efisien. Sehingga mampu melayani kebutuhan permintaan dengan biaya produksi yang kompetitif.

Jika suatu organisasi sudah memiliki keinginan untuk memulai program tersebut, maka langkah selanjutnya adalah menemukan bagaimana cara untuk menjalankankan inisiatif continous improvement. Berikut ini adalah langkah-langkah praktis yang menjelaskan tahapan untuk memulai inisiatif program continous improvement:

1.       Top Management mengikuti Training / Executive Briefing

Executive Briefing disini untuk memberikan gambaran besar kepada top management (pemilik perusahaan, CEO, direktur, GM) mengenai program continuous improvement. Sehingga top management mengetahui ekspektasi dari program ini, tujuan program, garis besar jalannya program, keselarasan terhadap strategi perusahaan, serta memahami peran dan tanggungjawab top management untuk mensukseskan program continous improvement

2.       Memberikan pelatihan kepada Middle Management/Project Sponsor/Champion

Tahapan berikutnya adalah memberikan pengetahuan dan skill untuk level mid-management. Sehingga memiliki persepsi yang sama mengenai CI, mendapatkan komitmen mereka, memahami metode dan tools yang digunakan, dan mengerti peran tanggungjawab.   

3.       Project Identification & Selection

Di tahapan ini para sponsor bekerjasama mengidentifikasi potential project yang akan dikerjakan dan mengkuantifikasi dampak bisnis terhadap perusahaan. Project dapat terkait productivity, quality, inventory, reliability, cost, dan sebagainya. Dari sinilah kemudian top management membuat keputusan prioritas project yang akan dijalankan

4.       Project Kick-Off

Secara formal project dimulai dengan komitmen bersama dari seluruh level karyawan

5.       Training for Project Leader

Project Leader diberikan pembekalan berupa skill dan knowledge untuk mengerjakan project, dengan metodology dan tools yang sesuai. 

6.       Project Execution, Monitoring & Control

Pelaksanaan project yang dipimpin oleh project leader, dibawah pengawasan project sponsor/champion selaku pemilik hasil, dan review regular oleh top management

7.       Repeat the cycle

Ulangi keberhasilan project dengan mengulangi siklusnya dengan pemilihan project yang baru dan penentuan project membernya.