Tuesday, January 11, 2011

Lean dalam kehidupan sehari-hari


Lean didefinisikan sebagai sebuah metoda untuk menghilangkan waste. Waste didefinisikan sebagai segala macam hal yang tidak memberi nilai tambah ditinjau dari sudut pandang pelanggan akhir. Kata sederhana yang bisa menggantikan waste adalah mubazir atau sia-sia. Dalam organisasi perusahaan, initiative Lean diterapkan ke seluruh lini organisasi dalam rangka mencapai proses yang efektif dan lebih efisien, sehingga produktivitas perusahaan meningkat, menurunkan biaya operational, dan meningkatkan keuntungan bisnis. Banyak sekali perusahaan yang telah mendapatkan manfaat yang sangat luar biasa dari implementasi Lean. Dalam sebuah perusahaan, mindset Lean ditanamkan kesemua personnel sehingga menjadi budaya sebuah perusahaan. Perusahaan yang memiliki budaya Lean dikenal dengan dengan produk yang berkualitas tinggi, biaya produksi rendah, semangat kerja tinggi, area kerja rapi dan bersih, proses produksi sangat cepat dan efisien, komunikasi dalam perusahaan berjalan efektif, layout areanya streamline, jumlah inventori rendah, karyawan yang selalu meningkatkan ilmu dan skillnya, dan perusahaan memiliki keuntungan bisnis yang tinggi. Lean menjadi jiwa dalam setiap personnel perusahaan dan setiap individunya memiliki disiplin, cara pandang, dan sikap yang sama tentang menyediakan pelayanan dan memberi nilai terbaik produk untuk sang pelanggan.

Mengingat sedemikian besar manfaat dari Lean, apakah bisa manfaat tersebut diaplikasikan di kehidupan sehari-hari untuk diri kita sendiri?

Dalam kehidupan sehari-hari banyak sekali waste atau hal mubazir yang sering kita temui di rumah. Hal mubazir diterjemahkan sebagai sesuatu yang ada tanpa memberi manfaat dan tidak dibutuhkan, atau manfaat yang diberikan tidak maksimal dan tidak terlalu dibutuhkan. Contoh sederhana dari hal mubazir yang sering kita lihat adalah lampu dinyalakan tanpa ada yang menggunakan, TV dinyalakan tanpa ada yang melihat, air keran mengucur terbuang sia-sia, AC menyala tanpa ada orang didalam kamar, cofeemaker menyala tanpa ada yang menggunakan lagi, memiliki persediaan makanan yang terlalu banyak yang akhirnya menjadi tidak layak makan dan dibuang, membeli pakaian dan sepatu yang terlalu banyak sehingga beberapa tidak pernah dipakai, menggunakan produk makanan yang memakai kemasan plastik berlebihan sehingga menghasilkan sampah yang berlebihan dan tidak mudah terurai, menonton TV yang acaranya tidak memberi manfaat bagi kita, pergi keluyuran dan bermain tanpa manfaat yang jelas, membuat makanan dan minuman dalam jumlah banyak yang akhirnya tidak diminum dan dibuang, dan masih banyak sekali hal mubazir yang bisa disebutkan.

Dalam sudut pandang Lean ada tujuh hal yang termasuk waste yang disingkat TIMWOOD. Transportasi, Inventory, Motion, Waiting, Overprocess, Overproduction, dan Defect. Berikut contoh sederhana waste TIMWOOD dalam kehidupan sehari-hari:

Transportasi: Seseorang yang berjalan ke beberapa tempat untuk keperluan mengantar sekolah anak, belanja, pergi ke ATM, dan mengantar barang yang dilakukan bolak-balik akan menghasilkan ketidakefisiensian karena transportasi berlangsung bolak-balik. 
Seseorang yang tempat tinggalnya memiliki jarak tempuh yang jauh ke tempat kerjanya akan menghabiskan biaya tinggi karena transportasi yang jauh dan membuang banyak sekali waktu. Jika jarak transportasi ini diperpendek atau dihilangkan maka banyak kerugian biaya yang bisa dihindari dari aktivitas mubazir ini.

Inventory:
Terkadang seseorang menumpuk banyak sekali persediaan makanan atau minuman dalam rumahnya melebihi kebutuhan sebenarnya, sehingga pada masanya akhirnya makanan atau minuman tersebut menjadi rusak atau tidak layak konsumsi sehingga harus dibuang. Inventory yang terlalu banyak juga memakan banyak tempat, sehingga ruangan menjadi tidak lega, dan menjadi tidak nyaman. Inventory yang berlebih juga mengakibatkan cash flow bisa terganggu, karena uang yang dipakai untuk membeli barang tersebut bisa dialokasikan ke hal yang lain yang lebih mendesak.
Bepergian dengan membawa banyak sekali pakaian sehingga tas bawaannya menjadi berat, padahal hanya beberapa pakaian saja yang akan dikenakan.
Membeli dan membawa lebih dari satu handphone padahal hanya satu HP yang lebih sering dipakai.

Motion: adalah gerakan orang yang berlebihan. Sering di beberapa rumah ditemui orang sampai lama sekali mencari gunting atau peralatan lainnya sehingga menimbulkan frustasi. Waktu mencari ini adalah termasuk hal mubazir yang harus dihilangkan. Kalau orang tersebut bisa disiplin dalam membuat tempat dan merapikan barang ke tempat semula maka segalanya akan lebih teratur dan mencegah frustasi mencari sesuatu.

Waiting: aktivitas menunggu yang terjadi saat undangan ternyata tamu tidak datang tepat waktu sehingga acara tidak bisa dimulai dan membuat orang yang datang tepat waktu menjadi menunggu dan membuang waktunya. Masa menunggu di cucian mobil, menunggu istri selesai belanja, menunggu anak selesai pelajaran sekolah, dll menjadikan waktu terbuang sia-sia kalau kita tidak bisa memanfaatkan waktu menunggu tersebut.

Overprocess: melakukan suatu aktivitas secara berlebihan padahal hasil yang dicapai tidak lebih baik. Misalkan menuju ke sekolah yang dekat hanya beberapa meter menggunakan mobil, padahal hal yang sama bisa dicapai dengan menggunakan sepeda yang lebih ramah lingkungan.
Mencuci baju dengan jumlah air dari banyak sekali ember yang berlebih padahal dengan jumlah ember yang lebih sedikit kebersihan yang dihasilkan juga tetap sama.
Mandi menggunakan gayung dengan air yang berlebihan padahal dengan menggunakan shower bisa lebih menghemat air dan kebersihan yang dihasilkan sama.

Overproduction: memproduksi sesuatu yang melebihi permintaan pelanggan. Seorang suami memiliki pelanggan dalam rumah tangga yaitu istri dan anak. Seorang anak menginginkan mainan untuk memacu kreativitasnya, tidak harus mahal karena si anak memiliki sifat keingintahuan sehingga suka merusak mainan. Terkadang sang ayah membelikan mainan dalam jumlah yang berlebihan dan harganya mahal. Kepuasan atas mainan yang ditimbulkan kepada sang anak tetap sama meskipun sang ayah memberinya dalam jumlah yang banyak dan harga yang lebih mahal.
Seorang ibu ingin membuatkan makanan untuk anaknya dengan memasak sesuatu dalam jumlah yang banyak. Bukannya merasa senang, justru nafsu sang anak akan berkurang karena melihat makanan dalam jumlah yang berlebihan.
Orangtua yang merayakan ulangtahun anak pada tanggal yang lebih awal dari hari H-nya justru akan membuat sang anak kecewa, karena tidak sesuai dengan keinginan anak untuk dilaksanakan tepat pada hari H-nya.

Defect dan Rework: Defect adalah hal yang tidak sesuai keinginan pelanggan, sedangkan Rework adalah mengkoreksi sebuah aktivitas sehingga sesuai keinginan pelanggan. Saat seorang ibu memasak sup ayam buat keluarganya. Ternyata garam yang diberikan ke sup tersebut terlalu banyak sehingga sup terasa terlalu asin. Si ibu ’merework’ dengan cara menambah air yang berlebih untuk menurunkan rasa asin. Ternyata dengan menambah air justru supnya terasa hambar sehingga si ibu harus menambahkan lagi garam. Hal ini termasuk rework yang menyebabkan waktu memasak menjadi lebih lama dan memakan lebih banyak biaya dalam membuat masakan. Kalau masakan dibuat dengan bumbu yang tidak tepat, maka masakan yang dihasilkan akan menjadi terasa tidak enak (disebut juga sebagai ’Defect’)
Seorang anak yang sudah pergi berangkat sekolah terpaksa harus kembali lagi mengambil buku atau peralatan tulis karena tertinggal adalah bentuk rework juga, karena terjadi hal mubazir bolak-balik ke rumah.

Lean adalah commonsense, tapi tidak otomatis commonsense akan menjadi commonpractice. Lean memang mudah dan sederhana, dan ingin menjadikan segala macam aktivitas menjadi lebih mudah dan sederhana. Mengapa tidak semua orang menjalankan Lean?
Dari beberapa contoh sederhana diatas, ada banyak sekali konsep dalam Lean yang bisa kita aplikasikan dalam kehidupan sehari-hari.  Bahkan tools dalam Lean untuk menciptakan budayapun bisa kita implementasikan secara langsung.

5 S
Ini hal yang paling fundamental dalam Lean. Seringkali kita melihat rumah yang penuh sesak oleh jumlah barang yang terlalu banyak, lemari penuh sesak dengan pakaian, ruangan penuh sesak dengan furniture, meja penuh sesak dengan majalah dan koran usang, dan sebagainya. Gunting yang sering hilang, peralatan yang sulit dicari. Kita bisa mengadakan kegiatan Kaizen setiap weekend. Acaranya adalah hunting barang-barang yang sudah tidak digunakan lagi, dan berpikir ada nggak nih barang yang bisa kita kurangi lagi supaya ruangan lebih lega? Nah barang yang disingkirkan kalau memang sudah nggak layak ya langsung dibuang, sedangkan barang yang masih layak pakai bisa disumbangkan ke orang lain yang membutuhkan. Terus kegiatan lainnya adalah membuat tempat yang fixed dengan pemberian label identifikasi sehingga setiap orang mudah mencarinya dan disiplin dalam mengembalikan barang setelah dipakai. Kegiatan bersih-bersih akan jauh lebih mudah kalau jumlah barang sedikit, ruangan lebih lega, dan tertata rapi pada tempatnya.

Scoreboard dan Short Interval Meeting
Seorang anak atau anggota keluarga terkadang tidak tahu apa yang membanggakan orang tuanya. Orang tua terkadang cepat memarahi anak saat berbuat salah tapi tidak pernah memuji saat anak berbuat baik. Scoreboard akan membantu dan mengharuskan komunikasi terjadi dalam sebuah keluarga untuk menciptakan keharmonisan. Gunakan media sederhana yaitu sebuah whiteboard. Kemudian lakukan pertemuan semua anggota keluarga minimal sekali seminggu saat weekend. Tuliskan hal-hal baik dari setiap anggota keluarga dalam waktu seminggu terakhir, dan berikan pujian tulus atas setiap kebaikan sikap dan tindakan. Terus sampaikan juga hal yang kurang baik yang bisa diperbaiki tanpa merasa menghakimi tapi dengan dasar kasih sayang. Disinilah saran dan nasihat dari anggota keluarga dibutuhkan dan diberikan. Dengan adanya komunikasi ini diharapkan terjadi keterbukaan dan saling menghargai antar anggota keluarga sehingga keluarga menjadi lebih harmonis dan bahagia.

Lean memberi manfaat yang sangat besar, mari jadikan Lean sebagai cara kita berpikir dan cara kita bersikap. Tentukan mimpi hidup anda, dan jadikan setiap detik waktu anda sangat berharga dan hindarkan dari segala macam bentuk kesia-siaan supaya anda menjadi manusia paling bermanfaat, tujuan hidup anda tercapai, dan lebih bahagia menjalani hidup… Amin. 

No comments:

Post a Comment