Lean Management System dengan Shopfloor Interval Control

Short interval control adalah satu bentuk lean management system yang berfungsi sebagai day to day operation control/management dengan interval yang sangat pendek sehingga meningkatkan responsivitas dalam pendeteksian masalah, penyelesaian masalah, dan pengambilan keputusan. Responsivitas merupakan issue yang sangat penting dalam day to day operational, mengingat dalam beberapa kasus yang ditemui ada masalah yang timbul di pabrik yang membutuhkan waktu penanganan sangat lama.

Ada beberapa penyebab mengapa waktu penanganan sangat lama yaitu:

-         operator tidak memahami urgency dari masalah yang timbul

-         masing-masing fungsi atau individu memiliki agenda dan sasaran sendiri sehingga melupakan kepentingan organisasi yang lebih besar

-         ketidakjelasan mengenai prioritas utama

-         peran dan tanggungjawab antar fungsi yang tidak jelas

-         ketidakpedulian (kurangnya awareness) dari shopfloor

-         tidak ada fungsi control dari atasan

-         tidak tahu cara mendeteksi masalah dan menganalisa masalah

-         tidak jelas fungsi dan peran pengambil keputusan

-         dan lain-lain

Masalah yang hanya membutuhkan penanganan kecil jika dibiarkan berlarut-larut maka dapat berdampak sangat besar dan jika ini terjadi berulang-ulang maka dapat menimbulkan kerugian semakin besar. Disinilah RESPONSIVENESS merupakan hal yang utama. Shopfloor Interval Control (SIC) ini terkait secara langsung dengan tools management system lainnya yaitu Scoreboard dan Gemba Leadership. SIC ini berlaku sebagai fungsi koordinasi terencana pada setiap level organisasinya. Sehingga koordinasi ini diharapkan mampu untuk mendeteksi masalah dan menyelesaikan masalah di level sebawah mungkin dalam waktu secepat mungkin.

Panduan dalam SIC

-         mengukur dan memantau output dalam interval lebih pendek

-         mengetahui input proses terhadap output utama

-         mengukur output sekunder yang bisa mempengaruhi output utama

SIC ini melibatkan semua level dalam organisasi mulai dari top management, middle manager, supervisor, group leader, sampai level operator. Dalam praktiknya, SIC di terapkan dalam beberapa level seperti SIC level 1, SIC 2, SIC 3, bahkan bisa sampai SIC 4 atau SIC 5 disesuaikan dengan hirarki struktur organisasi yang ada pada perusahaan tersebut. SIC ini terwujud dalam bentuk koordinasi stand up meeting (pertemuan berdiri) dimana konteks dan kedalaman masalah yang dibahas disesuaikan dengan levelnya. Contoh: SIC 1 melibatkan operator dan group leader dengan penekanan pada pendeteksian masalah. SIC 2 melibatkan supervisor dan fungsi supportnya dengan penekanan pada analisa masalah dan penyelesaian masalah. SIC 3 melibatkan plant manager dan manager department dengan penekanan pada penyelesaian masalah yang tidak bisa diselesaikan di SIC 2 serta pada fungsi pengambilan keputusan. SIC 4 melibatkan top management dengan penekanan pada review indicator performance yang sifatnya strategis. Semakin setiap orang terbiasa dalam melakukan koordinasi dan problem solving dalam SIC maka semakin lama masalah akan diselesaikan semakin cepat dan responsivitas setiap individu akan semakin meningkat. Fungsi empowerment, delegasi, dan peningkatan skill individu juga bisa terjadi seiring dengan kebiasaan melaksanakan SIC secara konsisten.