Kaizen berasal dari bahasa Jepang yang artinya Kai=change Zen=for the better. Artinya perubahan kearah yang lebih baik. Sering diterjemahkan sebagai improvement, continous improvement, atau incremental improvement. Kaizen dilaksanakan pada perusahaan dengan tujuan untuk meningkatkan efisiensi dengan cara menghilangkan waste. Kaizen adalah metoda untuk memperbaiki bisnis process dengan beberapa anggota team dan dipimpin oleh kaizen leader.
Kaizen event sendiri adalah suatu event atau acara untuk melakukan improvement pada area tertentu atau dengan sasaran tertentu. Kaizen event ini berjalan umumnya 2-5 hari. Istilah lain kaizen event adalah kaizen blitz, dimana kata blitz diambil dari bahasa Jerman yang artinya cepat. Istilah lainnya adalah rapid improvement atau kaizen burst yang menunjukkan improvement perlu dilakukan pada specific value stream.
Kaizen event perlu direncanakan pada tempat dan waktu tertentu. Memulainya dengan tahapan sebagai berikut:
1. menentukan masalah atau area
Disini dipilih sebuah topic kaizen, masalah bisa diambil dari prioritas bisnis yang utama, berdasarkan value stream mapping, atau masalah di suatu area. Masalah harus jelas terdefinisi supaya team memiliki persepsi yang sama tentang masalah dan memiliki lingkup masalah yang jelas. Masalah ini juga harus sesuai dengan kebutuhan bisnis.
2. menentukan tujuan dan sasaran
Saat team baru pertama kali melaksanakan kaizen, mulailah dengan tujuan dan sasaran yang sederhana dulu misalkan menciptakan area kerja yang efisien dengan 5S, memperbaiki flow, membuat visual management. Bisa juga memilih beberapa topic berikut seperti membuat standard location, standard tool station, mempercepat waktu changeover, mengurangi defect, mengurangi jumlah breakdown mesin, membuat kanban system. Memulai dengan sasaran sederhana akan meningkatkan moral dari anggota team dan menciptakan momentum.
3. membentuk team
Team disini umumnya terdiri dari 6 – 10 orang tergantung kebutuhannya. Sebagian anggota team harus berasal dari area kerja lain supaya mendapat ide dan perspektif yang lebih segar. Team harus focus di kaizen event ini dan untuk waktu tersebut tidak boleh diganggu oleh kegiatan aktifitas kerja sehari-hari.
4. memberi training tentang kaizen
Pertama kali melakukan kaizen adalah penting mengenalkan apa itu kaizen, tujuan yang ingin dicapai, tahapan bagaimana mengeksekusinya, dan training tools untuk root cause analysis yang nanti digunakan untuk problem solving.
5. melakukan pengukuran
Sebelum memulai improvement, adalah penting untuk memiliki baseline performance sehingga kita tahu apakah nanti setelah tindakan perbaikan hasilnya efektif atau tidak. Akan sangat membantu jika data sudah siap sebelum kaizen event.
6. melakukan root cause analysis
Setelah masalah jelas, lingkup jelas, baseline ada, maka dilakukanlah root cause analysis. Ada beberapa tools umum yang bisa dipakai untuk problem solving seperti Fishbone diagram, 5 why analysis, Affinity diagram, Fault tree diagram, Benefit effort matrix, dan lainnya. Kemudian lakukan validasi di lapangan dengan melakukan gemba secara langsung.
7. melaksanakan tindakan perbaikan
Setelah akar masalah teridentifikasi, maka segera buat rencana tindakan dan lakukan tindakan perbaikan secara langsung
8. mengecheck hasil
Setelah tindakan perbaikan dilaksanakan maka check hasilnya. Ada indicator performance yang bisa kita gunakan untuk melihat apakah hasilnya efektif. Jika tidak maka lakukan analisa ulang.
9. standarisasi
Jika hasilnya sudah efektif, maka segera buat standardnya. Hal ini untuk memastikan bahwa hasil perbaikannya bersifat sustainable dan konsisten dijalankan
10. follow up
Untuk tindakan yang belum selesai pada masa kaizen event, lakukan follow up untuk memastikan tindakan perbaikan sudah diselesaikan. Review hasil performance untuk memastikan improvementnya sustainable dan konsisten.
11. celebration dan ulangi siklusnya
Setelah hasilnya efektif dan improvement tercapai secara konsisten dan sustainable. Maka rayakan keberhasilan dengan team dan rencanakan untuk melakukan kaizen event berikutnya.
Dengan melaksanakan kaizen event maka banyak sekali manfaat yang didapat oleh perusahaan dan juga individu. Peningkatan performance akan terjadi seperti productivity meningkat, yield meningkat, quality product lebih baik, throughput meningkat, inventory lebih sedikit, changeover lebih cepat, area kerja lebih efisien, kerja lebih mudah, dan manfaat lainnya.
Jika kaizen ini dilaksanakan secara teratur oleh setiap individu di organisasi maka akan tercipta budaya improvement dalam perusahaan. Selain kaizen event, improvement bisa juga dilakukan dengan one point kaizen (just do it) untuk masalah yang sederhana dan tidak membutuhkan brainstorming team, kaizen teian (saran perbaikan) jika improvementnya diluar kewenangan atau keterbatasan resources, small group activity/quality circles jika membutuhkan analisa dan waktu yang lebih lama dalam menyelesaikan masalah, dan breakthrough improvement (kaikaku) yang memiliki skala besar dan membutuhkan investasi.
No comments:
Post a Comment