Penyegaran program Continuous Improvement

Pada masa awal program Lean atau program Continuous Improvement (CI) yang lain dijalankan seluruh karyawan merasakan euphoria dimana semangat Continuous improvement itu sedemikian besar sehingga momentum tersebut bergulir dengan mudah. Setiap orang sangat antusias membicarakannya dan bangga terlibat didalamnya. Kaizen event dilaksanakan secara mandiri di setiap department, bahkan sampai ke area yang paling tidak tersentuh sebelumnya. Semua level mulai dari yang paling atas sampai yang paling bawah terlibat aktif dalam menyumbangkan improvement dari yang paling sederhana sampai improvement yang bersifat massive. Sampai program CI ini berjalan selama bertahun-tahun maka mulai timbul fase kejenuhan, dimana improvement mulai terasa itu-itu saja, dilakukan oleh team dan orang yang sama, tidak ada improvement yang berdampak luarbiasa buat bisnis perusahaan, dan berbagai gejala lainnya. Jika anda sebagai CI coordinator di sebuah perusahaan mulai mengalami ini ada baiknya anda mengikuti tips-tips berikut untuk melakukan penyegaran program CI.

Memahami mengapa terjadi kejenuhan dalam aktivitas CI
Kata magic ”Why” selalu membawa kita ke perspektif baru dan inti permasalahan. Coba ditelusuri lagi apa alasan yang menjadikan program CI sampai ke titik jenuh? Apakah karena pergantian pucuk pimpinan, dimana pemimpin yang baru sudah tidak memprioritaskan lagi dalam program CI? Apakah terjadi peralihan pemilik, dimana fokus bisnis sekarang berubah haluan? Apakah karena tidak terjadi suksesi untuk koordinator CI sehingga motor penggerak orang yang sama selama bertahun-tahun dan mengalami kebosanan? Apakah di setiap department orang udah mulai merasa bahwa improvement yang dilakukan sudah terlalu banyak dan proses yang sekarang sudah sampai titik terbaik dan tidak melihat tantangan baru? Apakah sudah terjadi kejenuhan dalam mencari ide untuk melakukan cost reduction? Apakah motivasi orang dalam melakukan improvement sudah jauh berkurang?

Setiap perusahaan terkadang memiliki alasan berbeda dan tentu saja kita harus melakukan pendekatan berbeda dalam mencari solusinya. Semakin kita meluangkan effort lebih untuk mencari akar penyebabnya maka pendekatan kita akan semakin mengena ke sasaran utama. Beberapa hal yang sering menjadi kesalahan umum untuk mengembangkan aktivitas improvement:
• Pergerakan aktivitas CI bersifat one man show, sehingga tidak terjadi penularan akan pentingnya dan manfaat CI untuk pekerjaan mereka sendiri dan pengembangan pribadi
• Aktivitas improvement harus menunggu instruksi dari atas, sehingga karyawan hanya menunggu saat moment tersebut muncul
• Kaizen hanya menyentuh sampai level supervisor saja, jarang sekali melibatkan karyawan di level paling bawah
• Gemba leadership (budaya pemimpin turun lapangan) tidak berjalan konsisten sehingga peluang terjadinya penghilangan aktivitas non value added tidak terekspose secara maksimal
• Aktivitas improvement hanya berkutat di operational produksi dan bersifat internal, tidak sampai menyentuh di level desbbign dan external supply chain yaitu supplier utama dan subcon
• Aktivitas improvement tidak mendapat dukungan resources baik dalam hal manpower ataupun pendanaan sehingga ide-ide perbaikan tidak bisa tereksekusi dengan lancar

Dari riset terhadap pelaksanaan program improvement yang ada sekarang, maka kita bisa mulai menyusun rencana bagaimana untuk melakukan program penyegaran (rejuvenate) continuous improvement. Berikut beberapa tipsnya:
• Dapatkan komitmen baru dari management untuk program ini
• Buatlah program continous improvement ini menjadi sesuatu yang fun dan informal, gunakan istilah-istilah yang lebih dekat dengan budaya setempat. Gunakan nama baru, maskot, logo, atau monument yang lebih membuat CI terasa lebih dekat ke mereka.
• Buat event outing sebagai kick off dan launching nama program baru tersebut, libatkan sebanyak mungkin karyawan dalam acara launching tersebut
• Mengganti team akan membawa nuansa baru dan pendekatan yang berbeda, sehingga suasana baru akan lebih terasa. Misalnya untuk team reward recognition mengenalkan hadiah baru yang membuat orang lebih tertarik untuk mendapatkannya
• Buat konvensi improvement yang lebih informal jika perlu ditambahkan ada acara happening art seperti music dan play. Sehingga sosialisasi dan kampanyenya akan lebih menyentuh ke banyak audience
• Mengenalkan hari Kaizen, misalkan setiap senin dimana orang merasa ”I hate Monday” menjadi aktivitas yang menyenangkan untuk melaksanakan kaizen event dan membuat orang lebih termotivasi untuk pekerjaan dihari berikutnya
• Kaizen bisa dilakukan bukan hanya untuk project besar, tapi juga untuk hal yang lebih detail lewat one point kaizen
• Menggunakan media kampanye seperti kaizen board, best practice sharing antar department, sehingga improvement yang dilaksanakan menjadi kampanye sukses dari setiap department, individu, dan team. Selebrasi atas kaizen event, dsb.
• Membuat tempat khusus untuk pertemuan yang berkenaan aktivitas CI, dan diberi nama seperti CI basecamp, atau CI corner. CI newspaper, CI quiz, dll.

Dan masih banyak ide kreatif lain yang bisa kita kembangkan untuk melakukan relaunch program continuous improvement ini. Bagaimana cara anda?