Lean Management System dengan Shopfloor Interval Control

Short interval control adalah satu bentuk lean management system yang berfungsi sebagai day to day operation control/management dengan interval yang sangat pendek sehingga meningkatkan responsivitas dalam pendeteksian masalah, penyelesaian masalah, dan pengambilan keputusan. Responsivitas merupakan issue yang sangat penting dalam day to day operational, mengingat dalam beberapa kasus yang ditemui ada masalah yang timbul di pabrik yang membutuhkan waktu penanganan sangat lama.

Ada beberapa penyebab mengapa waktu penanganan sangat lama yaitu:

-         operator tidak memahami urgency dari masalah yang timbul

-         masing-masing fungsi atau individu memiliki agenda dan sasaran sendiri sehingga melupakan kepentingan organisasi yang lebih besar

-         ketidakjelasan mengenai prioritas utama

-         peran dan tanggungjawab antar fungsi yang tidak jelas

-         ketidakpedulian (kurangnya awareness) dari shopfloor

-         tidak ada fungsi control dari atasan

-         tidak tahu cara mendeteksi masalah dan menganalisa masalah

-         tidak jelas fungsi dan peran pengambil keputusan

-         dan lain-lain

Lean Leadership dengan menjalankan Gemba (turun ke lapangan)

Tools Lean yang paling hebat sebenarnya bukanlah value stream mapping, bukanlah SMED, bukanlah process balancing dengan standard work, atau tools analysis lainnya tapi tools lean yang paling hebat adalah sepasang sepatu!

Apa maksudnya? Dalam Lean pemimpin diharuskan untuk mampu terbang seperti elang sehingga mampu melihat visi dan tujuan organisasi ke depan serta melihat gambaran besar bisnis proses secara keseluruhan. Dan juga diharuskan untuk menjejak bumi seperti cacing yaitu turun ke lapangan supaya melihat, mendengar, dan merasakan sendiri bagaimana proses yang dilakukan di lapangan sehingga melatih untuk berempati. Sehingga pemimpin harus memiliki sepasang sepatu untuk turun langsung ke lapangan!

Gemba memiliki manfaat yang sangat banyak yaitu gemba memungkinkan untuk melihat bagaimana proses dijalankan dan waste apa saja yang terjadi. Gemba juga membantu melihat fakta dan data yang asli terjadi di lapangan. Gemba membantu melihat kondisi proses, material, mesin, dan manpower secara lebih jelas. Gemba juga mengasah kepemimpinan karena melatih kemampuan “mendengar” suara dari shopfloor. Gemba juga membantu untuk melakukan analisa untuk mencari penyebab masalah dan membantu mengambil keputusan dengan fakta dan data yang lengkap. Gemba juga mendekatkan antara atasan dan bawahan sehingga tercipta transparansi dan keterbukaan dalam penyampaian masalah dan komunikasi. Gemba memungkinkan terciptanya situasi dimana atasan bertindak seperti guru yang mengajari anak didiknya untuk lebih mengerti dan lebih ahli dalam menyelesaikan masalah. Gemba adalah salah satu elemen pencipta budaya Lean yaitu respect for people.

Mengingat manfaat gemba yang sangat besar, Lean sangat merekomendasikan gemba ini dilakukan secara periodik dan terencana. Gemba juga harus memiliki kaidah-kaidah yang jelas dan tujuan yang ingin dicapai sehingga waktu yang dihabiskan untuk gemba benar-benar memberi manfaat. Ada tiga guideline utama dalam melaksanakan gemba yaitu:

1.      Tujuan

2.      Problem Solving

3.      Respect for People

Tujuan

Setiap aktivitas dalam organisasi harus memiliki kejelasan tujuan. Disini pemimpin akan melihat apakah aktivitas dalam proses itu bersifat value added atau bukan. Apakah aktivitas itu akan merubah bentuk dan fungsi serta pelanggan bersedia membayarnya. Apakah setiap individu mengerti dengan jelas apa sasaran yang ingin dicapainya dalam pekerjaan hariannya. Apakah sasaran yang dicantumkan relevan dan align dengan tujuan perusahaan, dan sebagainya.

Problem Solving

Saat gemba pemimpin juga mendeteksi masalah yang terjadi di lapangan, bisa dengan melihat data yang ada, merasakan kondisi dan kesulitan proses, atau mendengar langsung masalah dari operator di lapangan. Pendeteksian masalah adalah langkah awal dalam melakukan improvement. Setelah masalah terdeteksi maka dilakukan upaya analisa untuk mencari sumber penyebab masalah. Disinilah aktivitas problem solving harian akan terjadi. Dan penyelesaian masalah di lapangan akan jauh lebih efektif karena langsung melihat kondisi fakta di lapangan.

Respect for People

Di dalam lean ada istilah “setiap pemimpin adalah guru”. Hal ini artinya diharapkan saat gemba terjadi aktivitas coaching dimana atasan akan mengajari bawahan bagaimana cara menyelesaikan masalah. Atasan akan melihat apakah masalahnya terletak pada kurangnya pengetahuan, kurangnya pemahaman, kurangnya skill, atau bahkan kurangnya motivasi dalam melaksanakan pekerjaan sehingga atasan bisa melakukan fungsi coaching disini. Mindset yang harus dipegang pemimpin saat gemba adalah “innocent people” yaitu meyakini bahwa masalah itu bukan disebabkan kesalahan orang. Sehingga bukannya langsung menyalahkan orang “who” tapi menggali akar masalah dengan “why”. Perubahan paradigma ini yang penting dipegang atasan saat melakukan gemba. Mengingat tujuan yang ingin dicapai adalah “menyelesaikan masalah” bukan mencari “siapa pembuat masalah”. Sehingga akan digali apa kesulitannya apakah tidak mengerti, tidak paham, kurang training, sarana tidak tersedia, kesulitan proses, atau hal lain. Sehingga pilihan menghukum menjadi alternatif yang paling terakhir. Budaya respect for people ini juga mendorong orang untuk tidak menutupi masalah karena mengerti bahwa atasan tidak hanya menyalahkan tetapi membantu untuk mencarikan jalan keluarnya.

Bagaimana Cascading Company goal ke shopfloor dengan Scoreboard

Lean salah satu definisinya adalah suatu management system yang terencana dan memungkinkan setiap individu mengetahui secara jelas arah dan tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi baik tujuan jangka panjang dan tujuan jangka pendek tidak hanya di level top dan middle management tapi juga sampai level supervisor dan operator. Salah satu tools management system yang wajib ada dalam lean adalah scoreboard. Scoreboard ini berfungsi mengcascading performance indicator untuk sampai ke level shopfloor yaitu supervisor, group leader, dan operator. Scoreboard ini berfungsi seperti visual management untuk performance sehingga setiap individu dalam organisasi mengetahui secara jelas arah dan tujuan dalam lingkup department, lingkup section, dan bahkan lingkup individu.

Tujuan dan arah yang jelas akan membantu setiap individu dalam menyadari tanggung jawab dan kontribusinya terhadap organisasi dan membantu untuk pengambilan keputusan dan penentuan prioritas dalam lingkup pekerjaan sehari-hari. Scoreboard juga memungkinkan setiap orang untuk mengejar sasaran dari tiap kelompok terkecil untuk mengetahui apakah progress nya ontrack atau behind. Scoreboard ini bertindak seperti kelanjutan dari pemetaan strategics planning dari Hoshin Kanri untuk di cascade di level yang lebih rendah lagi dengan bahasa operational yang lebih mudah untuk dipahami oleh shopfloor. Scoreboard membantu mempercepat responsivitas untuk pendeteksian masalah, penyelesaian masalah, dan pengambilan keputusan. Scoreboard memungkinkan setiap individu untuk mengetahui “Apakah hari ini mereka memenuhi sasaran / bekerja dengan baik” secara cepat. Dan fungsi utama dari scoreboard adalah membangun ownership atas hasil kerja sehingga setiap individu sampai level shopfloor tahu dengan jelas peran dan tanggungjawabnya.

Mengingat scoreboard adalah fungsi cascading lanjutan dari Hoshin Kanri maka lingkup dari scoreboard adalah semua department yang terlibat dalam pencapaian sasaran perusahaan. Disamping department scoreboard dapat diturunkan ke lingkup section dan group. Department scoreboard membantu team menetapkan team target sehingga setiap group atau individu tidak terfokus pada sasaran dengan lingkup yang lebih kecil, dan hal ini sangat penting untuk membantu dalam penetapan prioritas dalam day to day activity yaitu kepentingan yang lebih besar. PIC dari scoreboard disesuaikan level dari scoreboardnya.

Secara specific implementasi dari scoreboard harus melibatkan semua level. Misalkan untuk menentukan performance indicator yang akan dipasang dan target dari scoreboard department, maka yang harus terlibat adalah pemilik scoreboard department (misal: manager department), atasan langsung (misal: plant manager), dan bawahan langsung (misal: supervisor). Hal ini untuk memastikan bahwa prioritas yang ingin dicapai jelas, ukurannya jelas, target yang ingin dicapai jelas, dan pemahaman tentang indicator performance juga sama. Selain menentukan indicator performance dan sasaran, team juga harus menentukan interval pengukuran yang akan di implementasikan. Misalnya dalam interval mingguan, harian, atau per shift. Semakin pendek interval yang di gunakan, maka responsivitas akan semakin cepat.

Bagaimana menganalisa bisnis proses dengan Value Stream Mapping (VSM)

Value stream mapping adalah tool grafik dalam Lean Manufacturing yang membantu melihat flow material dan informasi saat produk berjalan melalui keseluruhan bisnis proses yang menciptakan value mulai dari raw material sampai diantar ke customer. VSM mampu memvisualisasikan aliran produk dan mengidentifikasi waste. VSM juga membantu untuk memprioritaskan masalah yang akan diselesaikan. Sebuah VSM adalah salah satu bentuk dari process mapping yang menunjukkan secara detil aliran material, aliran informasi, parameter operational leadtime, yield, uptime, frequency pengiriman, jumlah manpower, ukuran batch, jumlah inventory, setup time, process time, efisiensi proses secara keseluruhan, dll. Manfaat dari VSM sangat banyak dan merupakan tools utama dalam Lean yang membantu untuk melihat bisnis process secara keseluruhan saat ini. Sehingga kita bisa memvisikan seperti apa bisnis process yang diimpikan, yang sangat efisien, dan bebas dari waste. Dari sinilah akan dimulai beberapa project improvement berdasarkan prioritas yang teridentifikasi dari VSM.

VSM dibuat spesifik untuk produk tertentu yang memiliki demand rate yang specific. Penggolongan untuk produk dengan tahapan proses yang sama disebut juga family grouping. Setelah specific produk ditentukan, maka customer demand juga harus ditentukan untuk mengetahui takt time yaitu lama waktu yang dibutuhkan untuk memproduksi satu produk. Nilai takt time di dapat dari formula waktu operational time yang tersedia terhadap customer demand.

Beberapa hal yang akan teridentifikasi dari VSM adalah penumpukan inventory berlebihan pada proses tertentu, scrap yang tinggi, waktu uptime yang rendah, batch size yang terlalu besar, aliran informasi yang tidak mencukupi, waktu tunggu yang terlalu lama, dan effisiensi waktu dari bisnis proses secara keseluruhan. VSM mensyaratkan untuk memvalidasi data operational secara langsung ke lapangan (gemba), berdiskusi dengan orang lapangan untuk memastikan keaktualan data. VSM akan membantu dalam mengimprove bisnis proses secara menyeluruh dan menjadikannya sangat efisien.