5 Kunci sukses implementasi program 5S

5S merupakan fondasi dalam implementasi Lean manufacturing. 5S bermanfaat menciptakan lingkungan kerja yang rapi, bersih, aman, dan nyaman untuk semua orang. 5S membentuk budaya disiplin yang merupakan kunci utama dalam suksesnya implementasi Lean. Sekaligus merupakan upaya improvement yang paling sederhana namun memberi dampak luar biasa.

Tetapi sayangnya tidak semua perusahaan mampu menerapkan 5S dengan lancar. Ada yang berhenti di tengah perjalanan, ada yang tidak berhasil, dan ada yang jalan seadanya. Berbagai macam alasan disampaikan sebagai justifikasi mengapa program tersebut gagal. Sampai menyalahkan program 5S sendiri yang dianggap tidak bagus. Padahal, jika 5S gagal maka bagaimana perjalanan implementasi Lean selanjutnya apakah akan berhenti? Mengapa ada perusahaan yang sukses menjalankannya dan mampu mempertahankannya, sehingga mendapatkan manfaat yang luar biasa dari program tersebut. Baik manfaat dari sisi kebersihan lingkungan kerja, bahkan manfaat berupa terciptanya pembentukan budaya di organisasi.

Nah, apa yang menjadi kunci sukses implementasi program 5S ? Berikut 5 Kunci sukses implementasi program 5S di perusahaan:

1. Motivasi
Ini adalah pertanyaan pertama yang harus dijawab sebelum memulai program. Apa motivasi yang mendorong perusahaan menjalankan 5S ? Motivasi yang mendorong top management, manager, supervisor, sampai operator ingin menjalankan program ini. Tanpa motivasi yang jelas, maka semangat yang mentenagai program ini akan kurang, dan program akan berjalan lambat. Motivasi atau tujuan yang sama akan membuat semua orang memiliki keinginan bersama dan kerjasama yang kuat dalam mencapainya. Bukan hanya keinginan atau kepentingan satu dua orang atau sebagian kecil kelompok. Karena 5S membutuhkan kerjakeras dari semua orang. Motivasi ini bisa sesuatu yang terukur dan dapat dilihat semua orang, seperti penghargaan, pencapaian nilai 5S terbaik di seluruh anak perusahaan, award 5S dari corporate, implementasi 5S terbaik di industri, KPI yang ingin dicapai, reward punishment system, manfaat buat perusahaan dan manfaat individu. What's in it for me nya harus mampu dijawab oleh semua pihak.   


2. Peran aktif dari top management
Top management tentu saja merupakan lokomotif utama dari program ini. Top management akan menorong atau menarik semua orang untuk terlibat dalam program 5S ini. Top management menjadi role model atau contoh nyata dari penerapan 5S. Mereka harus mampu menjelaskan, mengarahkan, memotivasi, mengetahui overview implementasi, memberikan support dan resources yang dibutuhkan, mengawasi, terlibat gemba dan audit, mereview progress, membantu jika ada hambatan dalam program. Top management akan selalu menjadi sorotan, selalu menjadi contoh nyata, menjadi acuan untuk bawahannya bagaimana komitmen dalam menjalankan 5S. Jika direkturnya semangat, maka seluruh organisasi akan ikut semangat, dan juga sebaliknya. Peran mulai dari mengarahkan, memberikan penugasan, mengawasi, memotivasi, mengevaluasi, semua menjadi sangat penting demi kesuksesan program 5S ini.


3. Budget
Komitmen dalam 5S bukan hanya keterlibatan dari segi waktu saja, tetapi juga tentu komitmen dari sisi budget. Implementasi program 5S tentu saja membutuhkan budget yang tidak sedikit. Improvement membutuhkan biaya, dan biaya ini adalah investasi yang harus dibayar, karena akan bersifat jangka panjang. Bukan hanya dampak ke penampilan perusahaan, tapi dampak ke manusianya. Budget ini termasuk biaya pelatihan, sarana 5S seperti peralatan kebersihan, color line, cat, biaya perbaikan premise gedung, pembuatan papan 5S, media kampanye, biaya scrap. Budget ini harus direncanakan dan otoritas pemegang budget harus terlibat dalam struktur 5S yang dibentuk.


4. Sistem
Sistem ini adalah semua sistem yang mengatur  pelaksanaan program 5S mulai dari infrastruktur organisasi 5S, komite 5S, zoning, formal assignment, auction area, mekanisme gemba, audit, penilaian, review, pelatihan untuk setiap orang, SOP, sarana dan prasarana, reward punishment system, sampai rotasi komite. Semua elemen system tersebut harus ada sehingga jelas peran dan tanggung jawab semua orang, bagaimana tata laksana, dan resources apa yang harus disediakan.   

5. Kampanye
5S adalah pembentukan budaya, dan ada beberapa tahapan dalam pembentukan budaya yaitu pemahaman, pelatihan konsiten, sikap dan kebiasaan, perilaku, budaya. Yan 5g pertama dimulai dari pemahaman 5S, apa itu 5S, konsep 5S, manfaat 5S, peran dan tanggungjawab dalam 5S, bagaimana langkah-langkah menjalakan. Setelah paham, baru orang dilatih dalam menjalankan 5S, kemudian dijadikan kebiasaan yang harus dilakukan sehari-hari, sampai akhirnya menjadi sebuah perilaku individu, dan ujungnya menjadi budaya perusahaan. Mekanisme pemahaman ini mulai dari pelatihan formal di kelas, poster tentang 5S, kegiatan mingguan 5S, meeting 5S,video 5S, spanduk, poster, logo, pin, slogan 5S, standard 5S, sehingga orang akan memiliki pola pikir sesuai 5S dan bisa menularkan semangatnya ke orang lain.